L’introduzione in azienda di un software gestionale per il controllo dei flussi di magazzino impone la necessità di effettuare una codifica degli articoli acquistati, prodotti e venduti dall’azienda.
La codifica diviene necessaria per poter fornire un identificativo univoco, all’interno degli archivi del software, all’articolo. Il codice sarà la base di ricerca dell’articolo e verrà utilizzato in tutte le operazioni, svolte con il software gestionale, relative ad esso.
L’operazione di codifica risulta di estrema importanza e vi è la necessità di iniziare “con il piede giusto”, per evitare problemi nelle vari fasi in cui si concretizza la gestione del magazzino, per mezzo del software gestionale.
Poniamo il caso più semplice: quello di un’azienda che commercializza prodotti, per la quale ogni articolo acquistato e venduto provenga da un unico fornitore. In questo caso, per semplificare l’operazione di codifica del prodotto, si potrà utilizzare il codice presente nelle fatture di acquisto, che identifica in modo univoco l’articolo di magazzino.
In questa casistica, l’operazione di codifica si risolve in un semplice “copia e incolla” di un dato già esistente.
La complessità aumenta nel momento in cui, uno stesso articolo sia acquistato da più fornitori che utilizzano codici identificativi differenti. Questo articolo avrà due codici fornitore. In questo caso è consigliabile utilizzare un codice interno, inventato all’uopo per l’articolo in questione: l’articolo sarà univocamente identificato, internamente all’azienda e perderà importanza la codifica presente nelle fatture di acquisto.
Il caso esposto impone all’azienda di assegnare un proprio codice all’articolo. In questo caso sarà necessario implementare una procedura di codifica, per permettere di ottenere dei codici che permettano di identificare facilmente l’articolo, in base alle sue caratteristiche merceologiche.
Ad esempio la codifica di un’asse di acciaio della lunghezza di 40 cm potrà essere rappresentata dal codice ASAC40 (AS=asse, AC=acciaio, 40=lunghezza in cm).
La codifica interna si rende inoltre necessaria nel momento in cui l’azienda produce gli articoli che commercializza. Il codice, per mezzo di una sequenza di caratteri alfanumerici dovrà fornire una serie di informazioni necessarie nel processo di stoccaggio e vendita dell’articolo.
Il processo di codifica degli articoli diviene perciò momento strategico, nell’ambito di un’organizzazione efficiente del flusso di lavoro aziendale.
