L’evoluzione dei servizi web passa anche per la gestione a 360° di attività e contenuti aziendali, cercando di soddisfare aspettative di sicurezza ed affidabilità d’accesso.
Vi è così la possibilità di organizzare secondo nuovi criteri il flusso di lavoro, lasciando ampio spazio ai concetti di mobilità e reperibilità e favorendo sempre più il lavoro di gruppo.
Acrobat propone un servizio gratuito, tuttora in fase Beta, per la comunicazione in tempo reale, la creazione, la condivisione e l’archiviazione di documenti di vario genere. L’insieme di strumenti è composto in particolare da un elaboratore di testi, un convertitore PDF ed un’utilità per effettuare conferenze.
L’interfaccia piuttosto intuitiva aiuta ad aggiornare lo spazio disponibile senza particolari difficoltà , aggiungendo nuovi file e suddividendoli per estensione, autore, data di creazione o aggiornamento.
Buzzword è un word processor adatto soprattutto per redigere report, fissare idee e formulare proposte, da sottoporre ad esempio all’attenzione di colleghi. Le funzionalità che offre sono tutto sommato simili a quelle disponibili nei più comuni programmi desktop, ma l’interfaccia utente è incapsulata in un browser web e non è quindi richiesta alcuna installazione.
Il suo principio di funzionamento è basato sul WYSIWYG, per cui tutto ciò che appare nella pagina di editing a livello di caratteri, formattazione, colori e grafica verrà riprodotto in modo identico in fase di stampa. L’immediatezza d’uso è impareggiabile, in quanto basta avere un collegamento Internet per accedere ai file ed apportare modifiche. Al tempo stesso si possono evitare errori di revisione, coinvolgendo nella stesura solo determinate persone debitamente autorizzate all’accesso.
L’inserimento di commenti avviene facilmente, distinguendo ciascuno di essi con colori diversi per un’individuazione pressoché immediata. E’ possibile visualizzare in tempo reale lo stato di ogni documento, ricevendo informazioni su autore, data e ora dell’ultimo aggiornamento. Il salvataggio dei documenti avviene automaticamente e siccome viene tenuta traccia di ogni modifica è possibile riaprire versioni precedenti.
Il layout è sufficientemente strutturato, grazie al supporto di elementi come gli elenchi puntati e numerati ed all’importazione di immagini nei formati JPEG, PNG e GIF, posizionabili e ridimensionabili a piacere. E’ comunque importante mantenere la compatibilità con i formati più blasonati anche a livello di testi e Buzzword attualmente importa ed esporta file in formato testo (TXT), Rich Text Format (RTF), Microsoft Word (DOC e DOCX) e Word 2003 XML. Vi è inoltre la possibilità di esportare file in HTML e Adobe PDF.
ConnectNow si propone come strumento per la messa a punto e la condivisione di idee, discutendone con altri interlocutori in linea. Ciò permette di esporre con la massima immediatezza pensieri e strategie, incrementando la produttività e riducendo i costi, ad esempio legati a trasferte altrimenti inevitabili. Gli ausili disponibili per la comunicazione sono multimediali per andare incontro alle odierne esigenze: tra essi vi sono note di testo e grafiche, audio, video, chat (anche in video) e schermate condivise.
Il limite massimo di partecipanti per ogni sessione di lavoro è pari a tre e potrebbe risultare insufficiente, anche se potrà essere utile in diverse circostanze professionali. Ogni spazio virtuale è univocamente individuato per semplificare ulteriormente l’accesso ai partecipanti. Se necessario, è inoltre consentito prendere il controllo del desktop remoto di un altro partecipante alla conferenza.
Uno dei vantaggi della condivisione di file deriva dalla possibilità di inviare un collegamento univoco ad una risorsa (URL) anziché ricorrere al tipico allegato, soprattutto quando quest’ultimo assume una dimensione elevata. Vi è tra l’altro la possibilità di accedere ai contenuti da qualsiasi postazione, sia in azienda che in mobilità .
Si tratta dunque di un ulteriore strumento potente, versatile ed affidabile su cui poter contare nel caso si debbano favorire collaborazioni ed interscambi a distanza.
