Il tema dell’archiviazione automatica ed elettronica dei documenti è sempre più sentito anche nelle piccole e medie realtà aziendali. Accade infatti di essere sempre più sommersi da procedure, certificazioni e metodologie di lavoro che, pur migliorando l’operatività e l’efficienza delle attività , rischiano di far accrescere l’accumulo di documenti cartacei e non, pensando ad esempio alla crescente importanza della posta elettronica.
Il rischio è, purtroppo, quello di perdersi in estenuanti fasi di ricerca di cartelle e documenti che non siano stati archiviati secondo criteri efficienti. Può quindi risultare una buona idea affidarsi, almeno in via sperimentale, a software rivolti proprio alla razionalizzazione di tali esigenze.
Archidò.IT di SistemiData è un applicativo integrato dedicato alla gestione di documenti in vari formati, immagini, email ed alla loro archiviazione elettronica. E’ disponibile una versione dimostrativa online il cui file d’installazione è di 255 MB, per cui chi avesse problemi di linea dati può in alternativa richiederne una copia su supporto CD-ROM.
Oltre all’archiviazione ed alla ricerca dei documenti, Archidò.IT si propone per protocollare quelli arrivati o spediti per convertirli in PDF, per l’acquisizione diretta di immagini da dispositivi TWAIN quali scanner e fotocamere, per il riconoscimento ottico dei testi (OCR) e per la gestione di firme digitali (con un apposito modulo opzionale).
E’ inoltre prevista l’interazione con un altro modulo addizionale, Archidò.Web, che fa consultare e stampare online da una qualsiasi postazione di rete locale ciascun documento acquisito con il sistema. I messaggi di posta elettronica vengono elaborati con un client interno, evitando così di doversi collegare ad un programma esterno.
I requisiti di sistema non sono stringenti, in quanto è sufficiente avere a disposizione un PC Pentium III 1 GHz con 256 MB RAM ed operante con Windows 2000-SP2/XP/2003/Vista. Nutrito il manuale utente, che spiega in numerose sezioni il dettaglio delle funzionalità disponibili e come utilizzare i diversi componenti.
L’installazione è semplice ed intuitiva, non richiedendo particolari competenze tecniche, lasciandosi guidare nelle impostazioni consigliate. Vi è comunque la possibilità di passare in modalità avanzata, potendo selezionare i moduli da caricare, tra client, server e Microsoft MSDE, che rappresenta il motore di gestione dati principale, rivelandosi inoltre la natura di rete del programma.
Al temine di tale procedura viene richiesto di riavviare il PC. Successivamente, dal lato server verrà configurato Microsoft SQL Server Desktop Engine, necessario alla gestione degli archivi. Lo stesso server può volendo essere utilizzato anche come postazione di lavoro. L’interfaccia utente è in stile Windows e la curva di apprendimento non risulta quindi particolarmente impegnativa.
Naturalmente, programmi di questo genere devono risultare particolarmente efficienti in sede di ricerca. In questo caso vengono offerte alcune alternative, riferite a chiavi fisse, chiavi definibili dall’utente, a stringhe di testo od a qualsiasi combinazione di tali tre metodi. Appaiono dunque criteri efficienti, che lasciano ridurre od espandere la ricerca in modo mirato. Per evitare spiacevoli sorprese, una pratica utilità di backup e restore permette di salvare gli archivi in luoghi sicuri, potendoli eventualmente ripristinare.
Viene infine rivolta una particolare attenzione alle personalizzazioni, mettendo anche a disposizione di eventuali programmatori un kit di sviluppo gratuito (SDK) per rispondere ad ogni esigenza di modifiche da apportare alla struttura principale.
