Lavorando con Excel, spesso, non ci si limita a effettuare qualche semplice calcolo matematico; al contrario, soprattutto in azienda, al complicarsi della realtà economica, si complicano anche le formule, le funzioni e i collegamenti sul foglio di calcolo.
Quando poi i fogli di lavoro sono condivisi tra più persone, che non si limitano a registrarvi sopra i dati, ma integrano le tabelle di nuove formule e funzioni, si rende necessario lavorare con regole condivise e cercando di lasciare le attività organizzate, in modo tale che chi arriva dopo di noi sia in grado di riprendere il lavoro proprio dal punto in cui lo abbiamo lasciato.
In questo senso, un aiuto forte è costituito dall’inserimento di commenti nel foglio di lavoro: inserire una postilla in cui si spiega, ad esempio, di aver scelto una soluzione, poiché l’alternativa, già sperimentata, presentava più problemi, potrà far risparmiare tempo al nostro collega, che non percorrerà strade già fatte.
Una delle tecniche migliori per rendere comprensibili le formule, o le funzioni costruite, è quella di contrassegnare con un nome le aree del foglio di lavoro utilizzate nei calcoli: così facendo, non solo ci si muoverà con disinvoltura sulle diverse aree denominate del foglio di calcolo, utilizzando la barra dell’indirizzo della cella (quella che precede la barra della formula), ma potremo anche utilizzare quello stesso nome nella formula, rendendola molto più leggibile; infatti, interpretare una formula che recita”=C3 * D3″ è molto più laborioso che leggere una formula indicata con “= prezzo unitario * quantità”. Vediamo, in pochi passaggi, come fare ciò.
Facciamo l’esempio di una tabella in cui dobbiamo calcolare il totale del valore di alcune merci presenti in un magazzino. Ci sarà una colonna codice, che conterrà il codice identificativo dell’articolo; poi una colonna descrizione, in cui sarà contenuta la descrizione della merce. Infine ci saranno le colonne quantità e prezzo unitario che serviranno a determinare il valore della merce.
Si selezioni la colonna relativa al prezzo unitario. Dal menù Formule di Excel 2007 si scelga il comando definisci nome (si può usare anche la combinazione di tasti ctrl + F3). Si aprirà una finestra di dialogo che ci suggerisce il nome “Prezzo_Unitario” per l’area selezionata e, in basso, nella casella Riferito a: l’indicazione delle celle scelte. Cliccando sul pulsante Ok l’area selezionata sarà denominata con quell’etichetta. La stessa cosa si faccia per la colonna che indica la quantità.
Nel costruire la formula sarà sufficiente utilizzare il pulsante Usa nella formula, sempre nel menù Formula della barra multifunzione o il comando di tastiera F3 per scegliere, al posto del riferimento di cella, quello d’area: il risultato sarà una formula così indicata: “=Prezzo_Unitario*Quantità”
L’interpretazione della struttura del foglio sarà molto più semplice. Ricordate che un’area viene definita soltanto per una cartella o per un foglio di lavoro. Se vorrete utilizzare un metodo analogo in un’altra cartella di lavoro, dovrete ridefinire le aree.
Questa stessa procedura può essere eseguita nelle versioni precedenti di Excel o in Calc utilizzando la barra dei menù Inserisci, comando Nome, opzione Definisci. Le combinazioni di tastiera, invece, restano le stesse.
