Tutti noi conosciamo, o dovremmo conoscere, le potenzialità selettive del menù incolla speciale nei fogli di calcolo; per chi non le conoscesse, diciamo che è possibile copiare e incollare i dati di un intervallo di celle, in maniera selettiva: solo la forma, ad esempio, o solo i numeri in esso contenuti, scollegandoli dalle formule di origine.
Esistono, tuttavia, campi di applicazione diversi, che ci consentono, ad esempio, di effettuare un’operazione aritmetica su un intervallo di celle, senza dover modificare la struttura della tabella.
Nell’esempio che segue, incrementeremo i valori di un intervallo di celle, senza utilizzare alcuna formula, utilizzando semplicemente il copia e incolla.
Prima di iniziare, ricordo a chi lavora con calcoli e tabelle, che è preferibile duplicare la cartella o il foglio di lavoro, prima di fare operazioni che ne modificano la struttura, per non correre il rischio di dover ricostruire collegamenti o formule faticosamente pensati e progettati; e più complessi sono i calcoli, più è necessario proteggerli.
Supponiamo di voler aumentare del due per cento i prezzi di un listino contenuto in un foglio di calcolo. Con le potenzialità dell’incolla speciale, è possibile moltiplicare il valore di una cella per quello di un intervallo di celle, senza aver bisogno di uno spazio aggiuntivo sul foglio (per esempio di una colonna di transizione o di trasformazione dei dati).
Scriviamo in una cella il valore 102% e copiamo la cella. Selezioniamo quindi le celle sulle quali applicare l’aumento. Dal menù incolla speciale, nella parte centrale della finestra, scegliamo l’opzione moltiplica e poi clicchiamo su ok. Tutte le celle selezionate saranno moltiplicate per il valore copiato.
Ecco qualche indicazione su dove trovare il menù incolla speciale:
- in Excel 2007, al di sotto della freccetta posta sotto il pulsante incolla nella scheda home dei pulsanti di comando;
- in OpenOffice o versioni precedenti di Excel, nel menù modifica.
Il campo di applicazione di questo comando è quello della trasformazione rapida di una serie di valori: convertire un listino da una valuta a un’altra; detrarre o sommare a una tabella un’imposta che ha un valore fisso; in generale questa potenzialità si può applicare a tutti i passaggi di calcolo che possono essere eseguiti in un solo passaggio.
Se, invece, i calcoli sono più complessi, ritengo sia conveniente utilizzare tecniche diverse, che avremo certamente occasione di illustrare.
