Le aziende investono ogni anno ingenti somme per l’automatizzazione di operazioni e processi produttivi: il risultato è che ogni aspetto del flusso di lavoro produttivo a livello industriale (lavorazioni meccaniche, assistenza sanitaria, pubblica amministrazione..) è pervaso dalla presenza di documentazione elettronica.
Malgrado questo, quando un documento richiede l’apposizione di una firma di autorizzazione e non si usa la firma digitale, se ne stampa una copia cartacea che sarà inoltrata per essere sottoposta alle varie firme. La reintroduzione della carta nel flusso di lavoro produttivo fa aumentare i costi aziendali (5 € per ogni singolo documento, comprendente i costi di stampa, scansione, archiviazione, inoltro e rigenerazione dei documenti persi), richiede tempi aggiuntivi e impedisce alle aziende di sfruttare i benefici insiti in un flusso di lavoro informatizzato.
Nasce così la necessità di usufruire di soluzioni per le firme digitali, per generare documenti elettronici giuridicamente vincolanti e riempiendo quel vuoto generato dalle esigenze di eliminazione completa della carta e dalla necessità di dover stampare i documenti da sottoporre a firme di approvazione.
Attivando un flusso di lavoro completamente automatizzato, la firma digitale – e in particolare quella remota – riduce i tempi e i costi associati alle firme apposte su supporto cartaceo: una persona autorizzata, nel corso di una giornata lavorativa, firma in media due documenti, calcolando 20 giorni lavorativi al mese, i costi legati all’apposizione delle firme su carta potrebbe, quindi, superare l’importo di 200 € per individuo. Inoltre, le firme elettroniche sono indispensabili per le aziende che fanno parte di gruppi industriali con processi di approvazione di tipo formale, e per quelle che devono inoltrare documenti per l’autorizzazione di più uffici, clienti o partner.
Un prodotto innovativo e riconosciuto giuridicamente dalla normativa italiana e internazionale è quello della firma digitale CoSign, interamente ideata e prodotta da Arx (Algorithmic Research), azienda leader a livello globale nella fornitura di prodotti per la sicurezza dei dati. Soluzione di firma digitale o elettronica completa e facile da utilizzare – include il software necessario – sia quando si desiderano aggiungere firme digitali a più documenti, sia quando viene richiesto di firmare ogni singolo documento e di trasformarlo in un PDF, è in grado di gestire senza problemi tutti i più comuni formati di documento.
Utilizza un approccio standardizzato (basato su infrastruttura a Chiave Pubblica – PKI) che evita il cosiddetto “vendor lock-in” (dipendenza dal fornitore) e consentendo a chiunque di poter verificare il documento, in qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, senza necessità di un software di verifica proprietario o con componenti di terze parti. In sostanza l’adozione di un server sicuro per la gestione delle credenziali e per l’emissione dei certificati di autorizzazione per gli utenti ha consentito ai progettisti Arx di conservare i benefici della sicurezza associati alle firme digitali PKI eliminando, nello stesso tempo, i requisiti di gestione più costosi.
CoSign è disponibile in due configurazioni: CoSign Central e CoSign Desktop. CoSign Central, adatto a soluzioni di firma digitale qualificata e di firma digitale remota per aziende di medie e grandi dimensioni, si basa su un software che comunica con un server centralizzato e sicuro per la gestione delle firme digitali. Pensata invece per le piccole imprese (fino a 10 utenti), CoSign Desktop è una soluzione indipendente che non richiede alcun componente hardware.
