Mosaico SA è un software gestionale open source rilasciato con licenza GPL sviluppato per andare incontro ad esigenze operative di professionisti, artigiani e piccole imprese. Semplice e snello, è indicato anche a chi non abbia esperienze particolari con programmi di questo genere.
I moduli dell’applicativo riguardano principalmente i settori vendite e amministrazione, ma Mosaico SA – dotato di strumenti di reportistica e statistica – è adatto anche per attività di vendita online, in quanto integrabile con numerosi software di commercio elettronico.
Moduli
Amministrazione e Contabilità. A livello amministrativo, i documenti che vengono gestiti sono fatture e ddt, prima nota cassa e banca, appuntamenti e scadenze, RIBA, anagrafica e scadenzario pagamenti con opzioni di ritardo o salto periodo e trasmissione di documenti in formato elettronico. I dati sono importabili ed esportabili con comodi wizard secondo diversi formati, fra i quali spiccano CSV, TXT e XML, potendo anche scambiare ordini, fatture e movimenti di magazzino via FTP tra postazioni remote.
Vendita. Le attività di vendita prevedono la gestione di ordini e preventivi con evasione parziale o totale, vendita al dettaglio o all’ingrosso, creazione e duplicazione di listini (anche differenziati), gestione di agenti e appuntamenti, ricerca di articoli ed altro ancora.
Magazzino. Mosaico SA consente di gestire carico e scarico, inventari, codici a barre, stampa etichette e distinta base.
Reportistica. Riguardo a statistiche e report, si riesce a tenere conto del fatturato per cliente/fornitore, del venduto al banco e per marca e della giacenza per fornitore con raggruppamento per deposito. Sono inoltre generabili elenchi relativi a fatture emesse per data, anagrafiche clienti, fornitori, agenti e articoli raggruppati anche per categoria merceologica.
Altre funzioni.
- Ulteriori funzionalità consentono di gestire la valorizzazione del magazzino e di collegarsi ai sistemi di commercio elettronico ShopScript, OsCommerce e ZenCart.
- Mosaico SA è inoltre integrabile con componenti aggiuntivi ideati per l’esecuzione di funzionalità specifiche e adattarsi così a diverse realtà lavorative.
- Il modulo esterno MosaiCommerce scritto in Delphi e PHP permette di inviare informazioni sugli articoli ad un sistema e-commerce riuscendo ad aggiornare prezzi, codici, descrizioni e giacenze di magazzino. Si ha successivamente la possibilità di importare all’interno del programma principale gli ordini ricevuti e gestirne evasione e fatturazione secondo una modalità automatica.
- Mosaico Valmag è un altro modulo opzionale dedicato alle operazioni di valorizzazione fiscale del magazzino con metodo LIFO e FIFO.
Interfaccia e configurazione iniziale
Mosaico SA è versatile e flessibile e l’approccio con le sue funzionalità risulta intuitivo grazie anche al layout semplificato della sua interfaccia utente.
La prima operazione da svolgere è di inserire i dati aziendali, mediante l’apposita finestra. Si tenga presente che il funzionamento dell’applicativo è basato su Borland Database Engine (BDE) ed è pertanto essenziale che tale componente sia configurato in modo corretto per evitare anomalie durante l’uso quotidiano e assicurare l’integrità dei dati.
Il passaggio seguente è la compilazione delle tabelle relative alle aree principali (soggetti, documenti e magazzino). Vanno quindi create anagrafiche fornitori/clienti, listini e articoli, ai quali è associato un insieme di tabelle inerenti ad esempio tipologia, categoria merceologica, marca, ubicazione, fornitore, quantità, listino e IVA.
Gestione articoli, documenti e aziende
Il trattamento dei documenti costituisce un’altra delle funzioni principali del programma ed è pertanto importante configurare opportunamente la loro anagrafica per riuscire a portare a termine ogni genere di operazione. Un documento è composto da “Testata” e “Dettaglio”, che lo contraddistinguono e indicano come trattare i dati inseriti nelle righe descrittive. I campi più significativi nelle righe di dettaglio sono: articolo, descrizione, quantità, prezzo, importo e sconti.
Gli articoli costituiscono uno degli aspetti essenziali per il funzionamento del prodotto ed a ciascuno di essi sono assegnabili tre codici differenti:
- Articolo, inserito automaticamente e univocamente dal software quando si crea un nuovo elemento;
- Articolo fornitore, utile per caratterizzare il codice del prodotto assegnato dal fornitore;
- Articolo etichetta per individuare fisicamente l’articolo, stampabile in un’etichetta basata anche sul codice a barre per una migliore gestione della sua movimentazione tramite lettore.
All’apertura di Mosaico SA viene attivato il profilo dell’azienda correntemente impostata, ma vi è l’opportunità su un medesimo computer di gestire più aziende e passare da una all’altra mediante uno specifico pannello di controllo.
Cruscotto, ricerca e report
Dal cruscotto si monitorano numericamente i parametri più significativi sull’andamento dell’impresa. È ampiamente personalizzabile dall’utente, pur includendo già alcune voci predefinite per valutare articoli, clienti, incasso, fatturato, ordini e margini.
Ad ogni voce viene associata una barra sulla quale vengono riportati i valori minimi e massimi dell’intervallo di variazione.
Quando si ha a che fare con un numero elevato di record si può ricorrere alla funzione di ricerca per facilitare l’individuazione dei dati desiderati: dopo aver cliccato il pulsante “Ricerca” si può digitare la stringa desiderata e nelle griglie ad essa relative appaiono i risultati concernenti articoli, documenti e soggetti; se si clicca su uno di essi vi è la possibilità di apportare modifiche all’anagrafica articolo/soggetto o al documento.
In termini di sicurezza e riservatezza si possono introdurre restrizioni alle operazioni che gli utenti possono eseguire e ai dati visualizzabili.
Il Report Explorer è uno strumento avanzato adibito alla generazione di stampe personalizzate a partire dal database del programma, riuscendo di conseguenza a recuperare qualsiasi genere di informazione mediante query dettagliate.
Funzionamento in rete e backup
Mosaico SA è installabile secondo una modalità che prevede un PC in cui memorizzare le aziende da condividere (definibile come server) e due o più PC (client) nei quali si installa il modulo principale, tenendo presente che il server stesso è utilizzabile come postazione di lavoro. Procedure di backup consentono infine in qualsiasi momento di mettere al sicuro le informazioni contenute negli archivi per poterle rapidamente ripristinare.
