Managed Print Service e PMI: il futuro è adesso

In Italia come in Europa, la stragrande maggioranza delle PMI si affida all’IT per migliorare la produttività e i processi di business e, come le aziende di grandi dimensioni, queste realtà devono trarre il massimo dalle proprie risorse per aumentare i livelli di efficienza e risultare più competitive in un mercato caratterizzato, ora più che mai, da una concorrenza agguerrita. Molte PMI devono tuttavia fare i conti con budget risicati e risorse IT limitate, fattori che complicano notevolmente la loro missione. Per questa ragione devono “rimboccarsi le maniche” e ottenere il massimo da quello che hanno a disposizione, facendo in modo che la propria tecnologia sia sempre aggiornata e salvaguardando i budget.Tutto ciò ha spinto molte aziende di piccole e medie dimensioni a prendere in considerazione il cloud come modello di fruizione dell’IT (circa il 60% delle PMI europee si affida almeno a un servizio cloud [1]). Grazie ai cloud service queste ultime hanno accesso a una tecnologia di classe enterprise, con un modello di pagamento a consumo, che offre loro benefici in termini di costi e agilità, dato che viene meno l’esigenza di implementare un’infrastruttura fisica. Questa crescente consapevolezza dei vantaggi garantiti dal cloud è uno dei motivi per cui anche i Managed Print Service (MPS) sono sempre più al centro dell’attenzione.

=> MPS: Internet of Things applicata alle stampanti

PMI e costi di stampa: numeri

Un’azienda attenta alle spese e alle esigenze di budget, soprattutto se di piccole dimensioni, deve mettere in cima alla lista delle priorità il controllo sui costi di stampa. Quella del print management è infatti una delle principali sfide affrontate dalle PMI europee. Una recente ricerca [2] ha svelato come nonostante ci si trovi di fronte a un ingente utilizzo della stampa e a un aumento dei costi di quella a colori, il 70% delle aziende di piccole e medie dimensioni dichiara di non possedere gli strumenti per tenere traccia di ciò che viene stampato dai vari dispositivi. Questa carenza di informazioni  è spesso causa di un aumento vertiginoso dei costi.

Il dato in questione non deve sorprendere poiché generalmente le PMI non dispongono delle risorse necessarie da dedicare esclusivamente alla gestione della stampa. Quasi tre quarti delle imprese interpellate afferma di avere una o più persone del dipartimento IT dedicate al supporto dell’ambiente di stampa. Quelle di piccole dimensioni hanno una tendenza maggiore (44%) ad affidarsi a una risorsa interna dedicata rispetto alle aziende di media grandezza (33%). In generale le PMI dichiarano di dedicare circa il 12% delle proprie risorse IT alla gestione della stampa e quasi un terzo prevede un aumento dei carichi di lavoro, in particolare le aziende di dimensioni più piccole.

Trend del mercato MPS

Per chi ancora non lo sapesse, un Managed Print Service viene definito come la gestione completa ed efficiente dei servizi e dispositivi di stampa e imaging quali per esempio stampanti, fax, fotocopiatrici e dispositivi multifunzione. Dato che richiede tempo ed un’elevata competenza tecnica viene spesso affidato in outsourcing a vendor esperti in questa tipologia di servizi. Alla luce di quanto affermato in precedenza, i Managed Print Service stanno guadagnando sempre più popolarità tra le PMI europee. I dati sono in tal senso confortanti, se si considera che il 50 percento delle aziende che già si affidano a questo tipo di servizi ha in previsione di ampliare il rapporto con il proprio vendor, mentre si prevede che il 43% delle PMI che non hanno ancora optato per i MPS, investirà nel suo primo servizio base nel corso del 2014 [3].

La ragione principale del crescente ricorso ai MPS è data dai benefici in termini di costi. In realtà piccole come le PMI italiane per esempio, poter rinunciare all’acquisto di hardware (stampanti, fotocopiatrici, fax) e consumabili, è già di per sé un notevole risparmio. Se a questo uniamo tutti i vantaggi dovuti al fatto che le attività di gestione vengono affidate a un vendor esterno dotato delle giuste competenze, permettendo alle aziende di dedicare tempo e risorse ad altre aree più importanti del business, il quadro è completo. In tempi di recessione economica come quello attuale, i dettagli fanno la differenza – soprattutto per aziende di dimensioni ridotte – e i Managed Print Service consentono di sfruttarli al meglio.

Perché affidarsi ai Managed Print Service

Nonostante la buona volontà da parte delle PMI e la loro apertura nei confronti dei MPS, c’è ancora un po’ di esitazione e scarsa conoscenza in materia, entrambi fattori che inibiscono una diffusione più elevata. Il motivo principale ritengo risieda nel fatto che il percorso delle PMI nel loro viaggio nel mondo dei MPS sia solo nelle fasi iniziali e richieda tempo e risultati – che sicuramente arriveranno nel lungo periodo. I Managed Print Service offrono infatti un’ampia gamma di funzionalità e tecnologie di gestione documentale che aiutano le PMI a semplificare l’intero ciclo di vita del documento, incrementando efficienza e produttività, e tagliando i costi. Inoltre le applicazioni basate sul cloud, i device portatili e l’utilizzo crescente di applicazioni aziendali stanno contribuendo a velocizzare i cambiamenti nei requisiti di imaging e output, facendo sorgere l’esigenza di servizi ulteriori rispetto alla serie di attività tradizionali.

Per questo motivo una PMI che vuole prendere in considerazione un vendor di Managed Print Service non dovrebbe prestare attenzione solo ai dispositivi di stampa e alla relativa tecnologia. Sarebbe infatti opportuno assicurarsi che il vendor in questione sia in grado di comprendere gli obiettivi di business specifici dell’azienda e che sia in possesso delle competenze necessarie per contribuire in modo fattivo al loro raggiungimento. L’azienda dovrebbe avere ben chiari la modularità e l’oggetto dell’offerta e chiedere al vendor di fornire un piano che preveda ottimizzazione e miglioramenti continui.

Il rapporto con un provider di Managed Print Service deve essere ampio e continuo, proprio come la collaborazione di business che si instaura con qualsiasi partner strategico. Per questo è fondamentale affidarsi a un vendor capace di offrire soluzioni personalizzate per le esigenze specifiche della PMI e di lavorare in modo flessibile nell’ambito dell’infrastruttura esistente, offrendo servizi scalabili che possono crescere con le esigenze dell’azienda.