Per una piccola o media impresa, la conservazione digitale è una grande opportunità in termini di efficienza operativa, risparmio economico, conformità garantita alle norme ed anche sicurezza delle informazioni. Lo testimonia l’inarrestabile trend di aziende che la adottano. In quest’ambito, è però sempre opportuno che le decisioni assunte siano consapevoli. Ecco perché InfoCert, società del gruppo Tecnoinvestimenti, ha deciso di elaborare un breve Decalogo per aiutare imprenditori, dirigenti e consulenti del mondo delle PMI a ottenere – dalle proprie scelte in tema di conservazione – il massimo dei risultati con il minimo sforzo.
Il Decalogo è frutto dell’esperienza acquisita da InfoCert nel settore: società di certificazione tra le prime a divenire Conservatore Accreditato dall’AgID, è oggi responsabile della conservazione di ben oltre 600 milioni di documenti.
Ecco dunque 10 consigli, pratici e presentati in modo informale:
1. La conservazione coinvolge tutta l’impresa.
Credevate che fosse una materia “affidabile” ai soli Sistemi Informativi? Assolutamente no, sarebbe un grave errore. Perché processi, strumenti e regole della Conservazione riguardano l’intera azienda. Quindi, non dimenticate: le parole-chiave sono “condivisione e diffusione” tra tutte le aree dell’impresa.
2. Il documento informatico non è un …PDF.
O almeno non solo, al contrario di quanto talvolta si creda. E ce lo dice il Decreto della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014. Ricordate: sono da considerarsi documenti informatici i file di testo, i fogli di calcolo, presentazioni, database, immagini e anche il …PDF.
3. Riconoscere la Fattura Elettronica è importante.
Solo quando una fattura è emessa in formato elettronico dal venditore e analogamente recepita dal destinatario, possiamo parlare di Fattura Elettronica. Altrimenti, saremo in presenza di un documento fiscale “tradizionale”. In questo caso, custoditene la versione cartacea fino al compimento del processo di conservazione.
4. Che garanzie con la Firma Digitale!
E’ questo, infatti, lo strumento che assicura l’immodificabilità e l’integrità del documento informatico. Talvolta però, a seconda della tipologia documentale con cui siamo alle prese, potremo avvalerci di altre soluzioni. In alcuni casi, quindi, fatevi aiutare a valutare l’uso di strumenti alternativi quali Firma Elettronica e Firma Elettronica Avanzata
5. La Firma Digitale Automatica è per chi firma …tanto.
Probabilmente non è un’esigenza così diffusa tra le imprese piccole o medie, ma è utile ricordare – a chi avesse bisogno di sottoscrivere contemporaneamente grandi volumi di documenti – che potrà farlo agevolmente con una soluzione di Firma Automatica (o massiva). Ricordate: in questo modo, non avrete più bisogno di visualizzare e firmare i documenti uno ad uno
6. Il Responsabile della Conservazione non può essere uno qualunque!
E’ una figura da scegliere con attenzione perché dovrà possedere adeguate conoscenze tecnico-informatiche e cultura giuridica. Non vi sembra facile individuarla? Allora, fate come molte altre PMI: esternalizzate la Conservazione, affidandola in “outsourcing” a soggetti specializzati cui delegare le attività e la responsabilità del servizio
7. Il Manuale di Conservazione? Mai di carta.
Deve essere, infatti, un documento informatico. E, soprattutto, tenete presente che dovrà contenere tutte le informazioni utili, tra cui la descrizione dell’organizzazione, l’identificazione dei soggetti coinvolti, la definizione dei ruoli, l’esposizione del modello di funzionamento, la spiegazione del processo, l’indicazione di architetture, infrastrutture utilizzate e misure di sicurezza utilizzate. E così via.
8. Attenzione alla Privacy.
La protezione dei dati personali è rigorosamente regolamentata da una normativa che è trasversale rispetto a quella sulla Conservazione. In pratica, l’una non può prescindere dall’altra. Per evitare sanzioni, abbiate cura che la conservazione venga fatta nel rispetto delle disposizioni fissate dal Dlgs 196/03
9. Occhio ai processi lavorativi!
La conservazione comporta delle scelte in ogni fase del ciclo di vita di un documento. Ad esempio, quale formato invece di un altro, una firma anziché un’altra, un mezzo di postalizzazione piuttosto di un altro. Importante: non perdete dunque mai di vista la gestione del cosiddetto workflow.
10. Digitalizzazione? Non basta lo scanner…
Sì, perché per dematerializzare i processi è più corretto ed economico ripensare il ciclo di vita del documento. Producete quindi originali digitali servendovi dei tanti strumenti di dematerializzazione a disposizione!
Volete saperne di più?
Molte altre informazioni utili sulle pagine web di InfoCert: conservazione.infocert.it
