La Posta Elettronica Certificata (PEC) rappresenta un servizio di rilevante importanza in Italia per la trasmissione di documenti legali e comunicazioni ufficiali, soprattutto in contesti dove la sicurezza e l’integrità delle trasmissioni sono fondamentali. La sua crescente rilevanza è evidente a seguito delle garanzie di sicurezza ed efficienza che offre per la condivisione di informazioni sensibili tra individui, imprese e istituzioni.
La diffusione delle comunicazioni digitali ha infatti sostituito molte delle vecchie modalità di interazione, con l’email che è diventata uno dei mezzi di comunicazione più utilizzati grazie alla sua economicità, facilità di utilizzo e immediatezza di trasmissione. Tuttavia, la classica posta elettronica presenta alcune vulnerabilità in termini di sicurezza e integrità delle trasmissioni, che la rendono inadatta a certi tipi di comunicazione.
Per questo motivo, è stato sviluppato il progetto della Posta Elettronica Certificata, una sorta di raccomandata elettronica con validità giuridica, che garantisce la certezza, il valore legale, l’invio e la consegna dei messaggi e-mail al destinatario. Grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, la PEC garantisce l’integrità del contenuto crittografando e firmando digitalmente tutte le comunicazioni, rendendo impossibile qualsiasi tipo di modifica al messaggio o agli allegati.
Tuttavia, la scelta del servizio PEC appropriato può risultare un compito impegnativo, considerata l’ampia gamma di fornitori presenti sul mercato. Vediamo dunque di seguito come ottenere una casella di PEC e come selezionare il servizio più adatto alle proprie esigenze.
Cos’è la PEC?
La Posta Elettronica Certificata, o PEC, rappresenta un servizio di posta elettronica in grado di garantire autenticità, integrità e consegna delle email. Questo implica che l’invio di un’email tramite PEC possiede un valore legale equiparabile a quello di una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno, ma con una differenza fondamentale: con la PEC è possibile identificare in modo certo il mittente del messaggio (inteso come casella del mittente e non come persona fisica), garantendo così la certezza della trasmissione e del documento trasmesso.
In aggiunta, la PEC presenta numerosi vantaggi rispetto alla raccomandata A/R cartacea, essendo più semplice ed economica da inviare, archiviare e riprodurre. Con la PEC, inoltre, si ha la possibilità di inviare il messaggio a più destinatari contemporaneamente, mantenendone il valore legale (soprattutto se mittente e destinatario sono entrambi nel circuito della PEC). Le comunicazioni possono inoltre essere consultate ovunque e in qualsiasi momento.
Ecco perché la PEC è oggi ampiamente utilizzata per scopi legali ed amministrativi, inclusi l’invio di documenti contrattuali, fatture e comunicazioni ufficiali tra imprese e istituzioni.
Tra l’altro, il sistema di Posta Elettronica Certificata italiano sta diventando sempre più utilizzabile anche a livello europeo per lo scambio sicuro di comunicazioni elettroniche con pieno valore legale. Dopo aver attivato una PEC, molti gestori offrono la possibilità di effettuare un upgrade per adeguare la propria casella agli standard europei.
Procedura per ottenere una casella di PEC
Al fine di ottenere una casella di Posta Elettronica Certificata, è necessario seguire i seguenti passaggi.
1. Selezione del fornitore di servizi PEC
Prima di tutto è opportuno individuare un fornitore di servizi PEC. La PEC può essere ottenuta solo da aziende specifiche, chiamate “gestori PEC”, che hanno superato un processo di accreditamento governato da AgID per garantire la conformità del servizio alla legge. L’Agenzia per l’Italia Digitale mantiene un elenco aggiornato di questi gestori PEC accreditati.
Se un’azienda non è presente in questo elenco e offre un servizio di posta elettronica sicura su internet, potrebbe non avere la stessa validità legale della PEC, anche se potrebbe essere una valida alternativa dal punto di vista tecnico.
Le PEC offerte dai vari gestori accreditati sono equivalenti dal punto di vista tecnico e rispettano la normativa. Tutti i servizi PEC sono stati approvati da AgID e hanno superato le verifiche necessarie per essere inseriti nell’albo dei gestori accreditati. La differenza di prezzo dipende principalmente dai servizi aggiuntivi offerti dai vari gestori, come ad esempio la dimensione della mailbox, la disponibilità di backup automatici, la possibilità di creare workflow e automatismi personalizzati, e la capacità di inviare e ricevere email da caselle di posta tradizionali con filtri antispam.
Naturalmente, i prezzi possono anche dipendere da fattori commerciali e strategici. La scelta finale dovrà quindi essere basata sulle esigenze specifiche, come il costo, la semplicità d’uso e i servizi aggiuntivi offerti.
Registrazione dell’indirizzo PEC
Una volta scelto il fornitore, sarà necessario procedere con la registrazione di un indirizzo PEC. Tale indirizzo sarà associato alla propria azienda o al proprio nome e sarà utilizzato per l’invio e la ricezione di email certificate.
Completamento della verifica
La registrazione di un indirizzo PEC comporta un processo di verifica dell’identità del titolare. I dettagli di questo processo possono variare a seconda del fornitore, ma in genere richiederanno la presentazione di documenti d’identità e l’attivazione tramite firma digitale.
Configurazione del client di posta
Una volta completata la registrazione, sarà necessario configurare il proprio client di posta (come Outlook o Thunderbird) per utilizzare l’indirizzo PEC. In alternativa la propria casella PEC può essere consultata come servizio web, accessibile tramite browser. Il fornitore di servizi PEC fornirà istruzioni dettagliate al riguardo.
Obbligatorietà della PEC
Una precisazione va fatta sull’obbligatorietà di usare questo tipo di posta elettronica. Dal 2013, la PEC è diventata uno strumento obbligatorio per tutte le imprese, le ditte individuali e per i liberi professionisti iscritti a un ordine o a un collegio. Di conseguenza, se rientra in uno di questi casi, si avrà senz’altro bisogno di una posta certificata.
L’elenco INI-PEC, l’Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata, contiene tutti gli indirizzi PEC di imprese e professionisti presenti sul territorio italiano.
=> Ricerca PEC aziende e professionisti: come consultare l'elenco INI-PEC
Per i privati cittadini, la PEC non è obbligatoria, ma può rivelarsi molto utile: ad esempio, può essere necessaria per inviare comunicazioni ufficiali o richiedere informazioni agli uffici pubblici o per comunicare con un’altra persona (anch’essa dotata di PEC) e conferire validità legale ai messaggi. Con la PEC anche i privati hanno un domicilio digitale dove ricevere le comunicazioni delle Pubbliche Amministrazioni.
Funzionamento della PEC
Per quanto riguarda il funzionamento, è importante sapere che la PEC funziona sostanzialmente come un indirizzo email tradizionale, permettendo di inviare e ricevere messaggi di posta elettronica. Ciò che la distingue da una casella di posta elettronica tradizionale è il suo sistema di invio di email in maniera certificata, ma accade tutto “dietro le quinte”, senza che l’utente debba fare nulla di particolare o usare dispositivi/software particolari.
Successivamente all’invio di un’email PEC, infatti, il messaggio viene controllato dal provider del mittente, inviato a quello del destinatario, nuovamente validato e infine consegnato nella casella PEC di destinazione. A seguito di questi passaggi vengono inviate notifiche che certificano l’avvenuto invio e l’avvenuta consegna di ciascun messaggio. Il funzionamento della posta elettronica certificata può essere quindi paragonato all’invio di una raccomandata con ricevuta di ritorno, tant’è che il valore legale è il medesimo.
La Posta Elettronica Certificata (PEC) coinvolge tre soggetti: il mittente, il gestore del mittente e il gestore del destinatario. Il processo di trasmissione inizia con il riconoscimento del mittente da parte del proprio gestore di PEC, attraverso modalità come l’uso di user-id/password o supporti esterni come la smart-card. Il mittente può inviare qualsiasi tipo di documento informatico attraverso l’interfaccia disponibile, come un web browser o un client di posta elettronica.
Il termine “Certificata” si riferisce al fatto che i gestori mittente e destinatario rilasciano una serie di ricevute che costituiscono prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dei suoi allegati.
La sicurezza della PEC è garantita dalle firme digitali dei gestori PEC associate ad ogni messaggio scambiato. I gestori inviano avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo. Un messaggio di PEC viene racchiuso nella busta di trasporto, sulla quale viene applicata la firma elettronica del gestore mittente per garantirne la provenienza e l’inalterabilità. Prima della consegna al destinatario, viene effettuato un controllo sulla validità della firma apposta. Il mittente riceve una ricevuta di avvenuta consegna per avere la certezza che il suo messaggio è giunto a destinazione.
=> Come fare la firma digitale: rilascio e utilizzo
Utilizzo della PEC
Per utilizzare una PEC, come già detto, non è necessario scaricare particolari software di gestione. Molte aziende che forniscono servizi di PEC offrono la possibilità di utilizzarla tramite un servizio di Webmail, quindi da qualsiasi browser Web. In alcuni casi, tale servizio è accessibile e ottimizzato per essere utilizzato anche da mobile, oppure fruibile tramite delle apposite app per Android e iOS/iPadOS.
In alternativa, se si utilizza un client per la gestione della posta elettronica (es. Microsoft Outlook o Apple Mail), è possibile configurare l’invio e la ricezione delle email in questo, usufruendo dei tradizionali protocolli IMAP (o anche quello POP, anche se ormai datato e sconsigliato).
Costi della PEC
La posta elettronica certificata è un servizio che si ottiene in genere dietro pagamento di un abbonamento. Ma ci sono anche offerte di PEC gratis. Tuttavia, è importante sottolineare che la PEC ha un costo fisso annuo generalmente davvero basso e accessibile a tutti.
PEC gratis: chi la offre
InfoCert offre ai cittadini di 200 Comuni italiani una casella PEC gratuita per un anno. Namirial offre il servizio SpidMail gratuito a vita ma con numero di invii gratuiti limitato.
Register offre invece la PEC gratuita ma solo per un periodo di tempo limitato. Quasi tutti i gestori, in realtà, offrono un periodo gratuito di prova, anche piuttosto lungo.
Fatte le dovute premesse riguardo il funzionamento della PEC e i suoi costi, si può cominciare a passare in rassegna quelli che si ritengono siano i migliori servizi di posta elettronica certificata, partendo dalle aziende che offrono la possibilità di provarli gratuitamente.
PEC Agile di Register
Tra le aziende che offrono la sottoscrizione di abbonamenti mensili, per l’acquisto di una casella di posta elettronica certificata con possibilità di provare il servizio in maniera gratuita per sei mesi vi è Register, nota società di hosting e domini.
Il servizio di PEC del sito Internet Register.it è chiamato PEC Agile e, tra le sue caratteristiche di maggior risalto vi è una casella PEC con spazio di archiviazione da 2GB con notifiche via SMS. La consultazione avviene da apposito servizio di Webmail con un’interfaccia utente ottimizzata anche in caso di navigazione su dispositivi mobili. Se si desidera acquistare questo servizio di posta elettronica certificata, si ha la possibilità di provarlo gratuitamente per 6 mesi, potendo sfruttare tutte le caratteristiche elencate.
Legalmail di Infocert
Infocert propone il servizio Legalmail Personal, una soluzione di Posta Elettronica Certificata adatta ai cittadini. Ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno ed è facile da attivare in pochi minuti, 24 ore su 24, anche nel fine settimana.
A professionisti e imprese, Infocert offre un periodo di prova gratuito di 6 mesi. Il servizio mette a disposizione 2GB di spazio per la casella di posta elettronica certificata gratuita e 6GB di archivio per i messaggi importanti. Possibile anche visualizzare le fatture B2B in arrivo e gestire gli ordini NSO in modo facile. Inoltre, grazie a Legalmail Security Premium, il servizio offre protezione da virus e minacce informatiche.
Aruba PEC
Il servizio PEC di Aruba è accessibile da Webmail, facile da usare e ricca di funzionalità (compresa la visualizzazione delle fatture elettroniche), da app mobile per Android e iPhone/iPad (con le stesse funzioni della Webmail) e da client email di terze parti (tramite la configurazione del protocollo IMAP).
Postecert di Poste Italiane
Postecert è il servizio PEC per privati offerto da Poste Italiane, offre uno spazio di casella di 100 MB, espandibile fino ad 1 GB. Il costo del servizio varia a seconda del periodo di abbonamento scelto.
Postecert non offre funzionalità aggiuntive e consente di inviare un massimo di 200 PEC al giorno. È un’opzione conveniente per coloro che cercano una soluzione economica e non hanno esigenze particolari.
SuperPEC
SuperPEC è una nuova proposta nel campo delle PEC, propone una formula a consumo senza stipulare alcun contratto di abbonamento annuale. Si paga solo quando si invia una PEC. Non richiede pagamento per l’attivazione e rimane gratuita senza costi di rinnovo.
SuperPEC offre uno spazio di archiviazione illimitato e include la Firma Digitale.
LiberoPEC
LiberoPEC offre utenti privati e professionisti differenti piani tariffari per la posta elettronica certificata, con spazio illimitato e messaggi e la possibilità di accedere alla casella anche da dispositivi mobili.
