Il passaggio al remote working accelerato dall’emergenza pandemica ha rivoluzionato i modelli e i processi delle piccole medie imprese, in particolare quelle che dipendevano da ambienti dominati dalla carta.
Colmare il divario informatico attraverso la digitalizzazione dei documenti è diventato un “must” per crescere in efficienza, facilitando il lavoro da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento attraverso un accesso controllato e sicuro alle informazioni.
L’archiviazione di documenti su cloud permette non solo di risparmiare tempo, carta, spazi e denaro, ma anche di migliorare l’organizzazione, l’accessibilità, la catalogazione e l’utilizzo degli archivi.
Un’azienda di 50 dipendenti perde infatti una media di 7,4 ore settimanali nella ricerca di documenti e, grazie al cloud, può ottenere un risparmio del 93,3% sui costi di gestione, a beneficio di una maggiore efficienza e profittabilità (fonte: IDC).
Gli 8 vantaggi del cloud in azienda
Il cloud conta almeno 8 vantaggi:
- Ottimizzazione dei costi e zero investimenti iniziali: il cloud consente di utilizzare capacità elaborativa, networking e soluzioni di sicurezza senza costi di infrastruttura e alti investimenti iniziali. Si evita l’acquisto di hardware e di elementi come storage, switch, hypervisor, software di backup, che vengono messi a disposizione dal cloud provider;
- Disponibilità: le risorse archiviate su cloud sono sempre disponibili e possono essere attivate in pochi minuti, rimanendo così aggiornate in tempo reale. L’infrastruttura cloud è accessibile da remoto in qualunque momento, da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo (smartphone, tablet o laptop);
- Efficienza e produttività: è possibile ottimizzare anche le risorse utilizzate, massimizzando la produttività e l’efficienza del sistema IT. Il cloud, infatti, consente di raggiungere il miglior rapporto tra prestazioni e costi, anche al variare delle esigenze aziendali;
- Modello “as a service”: questo modello di fatturazione prevede il pagamento del servizio a consumo; pertanto, vengono addebitate al cliente solo le risorse effettivamente utilizzate, ottenendo un notevole risparmio economico;
- Alta scalabilità: in caso di picchi di capacità elaborativa o rapido incremento/decremento di risorse, il cloud permette di non incorrere in dannose interruzioni del servizio offrendo la più alta scalabilità possibile;
- Sicurezza del sistema: le infrastrutture cloud sono pensate per garantire al cliente la totale sicurezza, attraverso l’uso di metodologie e procedure tecnologiche di alto livello atte a proteggere l’ambiente e i dati aziendali;
- IT outsourcing: il cloud computing è lo strumento ideale per ripensare l’organizzazione aziendale ed esternalizzare i processi IT, lasciando l’impresa maggiormente libera di focalizzarsi sulla crescita del proprio core-business senza doversi preoccupare degli aspetti infrastrutturali;
- Sostenibilità: implementare il cloud significa adottare soluzioni sostenibili e con il minimo impatto ambientale.
Una fotografia dell’industria italiana del cloud
Nonostante l’inflazione e l’incertezza del contesto economico, secondo la fotografia scattata dall’Osservatorio Cloud Transformation promosso dalla School of Management del Politecnico di Milano, il mercato del cloud in Italia si conferma in consolidamento nel 2022 e supera i 4,5 miliardi di euro, con una crescita del +18% rispetto al 2021.
Oggi sono il 52% le PMI italiane che adottano almeno un servizio cloud (+ 7 punti percentuali rispetto al 2021) e si prevede che complessivamente la spesa cloud delle PMI crescerà quest’anno del 24%, attestandosi a un valore di 351 milioni di euro.
Questo trend è spinto dal percorso di trasformazione delle imprese verso la sostenibilità ambientale: se oggi solo il 14% delle organizzazioni end user italiane possiede già una strategia di “Green IT”, un ulteriore 21% di realtà sta iniziando a muovere i primi passi in questa direzione.
L’assist di Kyocera Document Solutions alle aziende
Le soluzioni Kyocera in cloud supportano il lavoro da remoto agevolando la stampa e la scansione dei documenti da più luoghi, mantengono un controllo avanzato dei costi attraverso una gestione centralizzata e garantiscono la sicurezza delle operazioni tramite l’autenticazione degli utenti, il controllo degli accessi e la crittografia dei dati.
Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) è una piattaforma di content service basata sul cloud che consente alle aziende di trasformare i documenti fisici in dati digitali accessibili e condivisibili in un istante, archiviati online in modo sicuro a fronte del pagamento di un canone periodico, senza la necessità di effettuare alcuna installazione on-premises (cioè su macchina locale).
In particolare, con KCIM i clienti possono:
- archiviare i documenti;
- ricercare facilmente i documenti attraverso dei metadati oppure ricercando una parola singola all’interno di un documento;
- indicizzare e classificare i documenti tramite l’inserimento di attributi/metadata;
- visualizzare la cronologia delle modifiche effettuate sul documento;
- caricare i documenti attraverso il browser, applicazioni mobile oppure tramite scansione dalla multifunzione;
- creare dei workflow di approvazione (l’accesso dei documenti può essere concesso per utente e per classi documentali – lettura, scrittura ed elimina – con la possibilità esclusiva per gli utenti autorizzati di convalidare i dati inseriti nel sistema);
- aggiungere commenti a un documento per aumentare il livello di collaborazione tra utenti differenti.
Per informazioni di dettaglio, è possibile contattare direttamente l’azienda, che potrà rispondere a ogni domanda sui servizi offerti per la valorizzazione delle informazioni volta a ottenere un vantaggio competitivo.
