L’obbligo di conservazione digitale dei documenti informatici – a completamento dell’obbligo di fatturazione elettronica – mira a garantirne nel tempo l’autenticità e l’integrità, conferendovi pieno valore legale. Gli adempimenti di legge sono soddisfatti solo se le procedure utilizzate assicurano la conformità ai documenti originari e rispettano le scadenze ed i requisiti richiesti.
Vediamo in dettaglio quali sono.
Conservazione fatture elettroniche
Dal primo luglio 2012, scatta l’obbligo di fattura elettronica per forfettari con fatturato superiore a 25mila euro l’anno. Accanto a questo adempimento, la legge prevede anche la conservazione a norma del documento emesso in formato elettronico, procedura che completa il processo di gestione dematerializzata delle fatture: emissione in formato XML (eXtensible Markup Language), trasmissione /ricezione attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), archiviazione e conservazione.
Conservazione sostitutiva: requisiti
La conservazione digitale comprende l’archiviazione di fatture e relative notifiche su supporti elettronici a norma di legge. L’intera procedura richiede pertanto una serie di passaggi e di strumenti (formato XML, firma digitale, indicizzazione documenti, creazione di lotti di conservazione in ordine cronologico, marca temporale).
La conservazione sostitutiva dei documenti informatici deve pertanto prevedere il ricorso a formati e strumenti riconosciuti dalla normativa di riferimento (DPCM 3 dicembre 2013 e DM 17 giugno 2014). Non è ad esempio possibile utilizzare la PEC per conservare le fatture elettroniche, perché la posta elettronica certificata non può soddisfare i 4 requisiti richiesti: immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità del documento informatico.
Conservazione e-fatture gratuita
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione dei contribuenti un servizio gratuito per la conservazione delle fatture elettroniche. Per utilizzarlo, è necessario firmare un accordo triennale di servizio, rinnovabile automaticamente per altri tre anni.
Selezionando il link “Fatturazione elettronica” nella home page del portale Fatture e Corrispettivi, è possibile attivare il servizio gratuito di conservazione elettronica. L’Amministrazione finanziaria conserva le fatture elettroniche per 15 anni a partire dal momento in cui il contribuente (o il suo delegato) attiva il servizio.
Conservazione fatture: termini e scadenze
I soggetti chiamati all’obbligo di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche hanno 3 mesi di tempo a decorrere dal termine di presentazione della dichiarazione del relativo periodo d’imposta per procedere alla conservazione digitale dei documenti informatici. Imprese e professionisti che emettono fatture elettroniche devono conservarle per almeno 10 anni.
