La gestione di presenze, ferie e permessi dei dipendenti nelle PMI italiane è ben lungi dall’essere digitale, figuriamoci 4.0: addirittura, il 38% di imprese neppure traccia entrate e uscite. Questi estremi a parte, la maggior parte (il 30%) si affida al tradizionale badge mentre un 5% prevede ancora il cartellino cartaceo, con soluzioni analoghe anche per comunicare le ferie (14%).
Sono dati emersi dal Fluida Digital Workforce Report 2019, indagine effettuata su oltre 150 aziende italiane da dicembre 2018 a Marzo 2019 dalla piattaforma di Employee Relationship Management, da cui si evince che, in generale, sono tutte a una cifra le percentuali sull’utilizzo di strumenti digitali (non solo quelli “spinti come la biometria ma anche quelli di base come pc e smartphone) per le funzioni HR.
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Presenze
Oltre al 30% di aziende che ricorrono al tradizionale badge, sono poche le realtà che hanno individuato soluzioni digitali più avanzate. Il cartellino è stato sostituito da un sistema di gestione presenze accessibile da pc nell’8% dei casi, mentre è ancora più bassa (5%) la percentuale di imprese che sfruttano le potenzialità dello smartphone (5%) a questo scopo, riducendosi al 3% per l’utilizzo di sistemi biometrici (es.: lettura di impronte digitali).
Ferie e permessi
Passiamo alla gestione delle ferie e dei permessi: se è solo il 14% delle aziende a utilizzare moduli cartacei, non sono poi molte di più quelle che ricorrono a soluzioni digitali. Nella maggior parte dei casi c’è comunque un software dedicato (17,3% via desktop e mobile, a cui si aggiunge un 16% solo da desktop), ma in generale le comunicazioni avvengono via mail (32,7%). Relativamente frequente è anche la mancanza di una procedura standard (18%).
Criticità
Uno dei punti deboli evidenziato dall’indagine è rappresentato dal fatto che quasi 1/3 dei dipendenti non usa sistematicamente gli strumenti forniti per richiedere ferie/permessi e tracciare le attività svolte (timesheet), generando problemi di rendicontazione a fine mese, che, nella maggior parte dei casi, ricadono su personale amministrativo, capi area, collaboratori.
Sistemi di gestione e analisi poco utilizzati anche, e forse soprattutto, in relazione ai collaboratori e freelance: nel 69% dei casi non vengono utilizzati sistemi digitali, il controllo è affidato manualmente a un responsabile (27%) oppure è basato su modalità di inserimento dati facilmente soggette ad errore umano – fogli excel (6%), calendari condivisi (10%) – mentre in molti casi è lasciato alla fiducia (13%) o sostituito da accordi a cottimo (13%).
Il risultato è che, in nove casi su dieci, una persona in azienda investe il suo tempo per controllare presenze e assenze e comunicare i dati all’ufficio paghe.
L’ecosistema aziendale italiano ha ancora molto da fare per giungere a una gestione digitale ed efficiente del personale.
Secondo Andrea Burocco, CEO e cofounder di Fluida, la digitalizzare dell’intero processo ha invece il vantaggio di «raccogliere dati preziosi sulla forza lavoro che è possibile integrare ad altri strumenti – dai software di elaborazione paghe a piattaforme di analytics, fino a sistemi che incentivano la meritocrazia – e allo stesso tempo consente di snellire la burocrazia legata a queste attività».
