Il primo consiglio da dare alle imprese è che non c’è più tempo per gli indugi: occorre prepararsi adeguatamente alla fatturazione elettronica, perché non ci saranno proroghe. È dello stesso parere Marta Gaia Castellan, responsabile della funzione archivistica della conservazione digitale di InfoCert (società di Tinexta Group), Certification Authority per i servizi di digitalizzazione e dematerializzazione e gestore accreditato presso l’AgID per il rilascio di identità digitale di cittadini e imprese.
Quasi tutti i commercialisti e i Chief Financial Officer delle PMI che incontro in queste settimane per prima cosa mi chiedono se ci sarà una proroga. E sono piuttosto confidente nel dire che non ci sarà, anche perché sono stati messi a bilancio 2 miliardi di gettito, su cui lo Stato fa affidamento.
È quindi importante spiegare bene cosa cambierà dal 2019, in considerazione del fatto che la fattura elettronica rappresenterà una gran bella rivoluzione per imprese e Partite IVA. Come del resto è successo qualche anno fa con la Pubblica Amministrazione. Sembrava dovesse cadere il mondo, invece siamo andati a regime tranquillamente e le cose funzionano molto bene.
Dunque, dal prossimo gennaio tutti i titolari di partita IVA emetteranno e riceveranno fatture che avranno un aspetto molto diverso da ora: saranno in xml (un formato molto particolare e strutturato in un certo modo) e non ci sarà più un rapporto diretto fra fornitore e azienda o cliente. Tutto passerà attraverso il sistema di interscambio (SdI), messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, che in pratica farà da intermediario. Il sistema effettua una serie di controlli sulle fatture inviate in questo modo: verifica che siano compilati tutti i campi obbligatori previsti, controlla il numero di partita IVA, il codice destinatario, la coerenza fra i valori riportati. Infine, invia la fattura.
È un modo diverso da quello a cui siamo abituati. Sintetizzando, si può dire che il SdI rappresenta un filtro, che alla fine del processo sopra descritto invia la ricevuta al mittente e la fattura al destinatario. E qui inseriamo un primo consiglio: fare attenzione a tutte le notifiche che il SdI invia per il ciclo attivo e passivo, che hanno un loro valore e una loro importanza.
Bisogna prevedere una gestione corretta e adeguata delle notifiche oltre che delle fatture.
Ma è utile anche fare un passo indietro e guardare l’intero processo nel suo insieme.
Ci sono altre tipologie documentali che vengono impattate dal ciclo della fattura elettronica. Di conseguenza, si può pensare a dematerializzare documenti di trasporto, ordini, contratti, scadenzari.
Pensiamo a tutta la catena che va dalla scelta dal fornitore, a ordine, spedizione e consegna, fattura e pagamento: tutto il processo può essere dematerializzato, attraverso gli stessi strumenti con cui si gestisce la fattura elettronica. Per intenderci, la cassetta degli attrezzi è la stessa anche per altre tipologie di documenti:
non fermiamoci al mero adempimento normativo, guardiamo la fatturazione elettronica come un tassello all’interno di un processo più ampio, per trarne un’opportunità importante, anche avendo come obiettivo il controllo di gestione all’interno dell’azienda.
Le caratteristiche della fattura elettronica
Da archivista, Castellan ci ricorda quali caratteristiche deve possedere una corretta fattura elettronica.
Sono tre gli elementi imprescindibili: leggibilità, integrità, autenticità.
Partiamo dal primo, leggibilità: la fattura deve essere leggibile nel tempo. Anche se fatture elettroniche saranno accompagnate dal cosiddetto pdf di cortesia, si tratterà soltanto di copia del file xml. Dunque, tutti gli applicativi che utilizziamo dovranno poter leggere il formato xml, ma per farlo c’è bisogno di un software apposito.
Passiamo all’integrità: deve essere assicurata dall’inizio alla fine del ciclo di vita della fattura. Il modo più efficace per farlo è apporre una firma digitale. In questo modo il documento non può essere modificato.
Infine, l’autenticità, strettamente collegata all’affidabilità: un documento è autentico quando è effettivamente ciò che dichiara di essere. Anche se far ruotare il Sistema Paese a livello economico su qualcosa che è totalmente digitale può spaventare, la paura si combatte con documenti autentici e affidabili. Gli strumenti ci sono: la firma digitale, la PEC, la conservazione.
Oggi più che mai occorre passare aldigitale, ma con un partner di cui fidarsi.
Una scelta ancora più delicata se si considera la necessità di garantire la confidenzialità dei dati gestiti.
La scelta del fornitore
Quando l’azienda sceglie il fornitore a cui affidarsi – soprattutto nell’anno del GDPR (il nuovo regolamento privacy in vigore dal maggio scorso in tutta l’UE), una cosa che dovrà guardare è la sua affidabilità in termini di e-security, data protection e disaster recovery. Stiamo parlando di servizi fiduciari (trust service), quindi in primis è opportuno affidarsi ad aziende che assicurino i più alti livelli di qualità e sicurezza. Non farebbe male anche buttare un occhio all’Europa, in particolare a progetti importanti come quello sulla fatturazione elettronica pan-europea. Ci sono formati specifici compatibili con questa norma. Siamo in un piano inclinato, perché alla fine confluiremo nella fatturazione elettronica europea. Quindi, se una PMI ha un business all’estero oppure progetta di avviarne uno, si rivolgerà a un fornitore che non si limiti al mero adempimento italiano ma che sia in grado di fornire un framework di conversione per l’interoperabilità completa fra i vari Stati membri.
Un’altra cosa da tenere presente è che non esiste una soluzione tecnologica adatta a tutti: PMI, professionisti e grandi aziende hanno esigenze e disponibilità diverse. Il prodotto a cui affidarsi deve dunque essere pensato per le proprie esigenze e preferibilmente essere flessibile, scalabile, modulare. Consapevole di ciò, InfoCert ha suddiviso il mercato in taglie diverse: micro imprese e liberi professionisti senza sistemi di contabilità complessi; PMI con un gestionale; mondo Enterprise con ulteriori risorse, esigenze e volumi, che necessitano di un automatismo molto spinto. Tutti si basano sull’esperienza InfoCert di Certification Authority di firma digitale, gestore PEC e conservatore accreditato.
Pensando a una PMI, innanzitutto bisogna capirne i volumi. Alcune vogliono il data entry, altre degli automatismi. Il punto è arrivare al file in formato xml: una possibilità interessante è partire da un Pdf e convertirlo in xml. Per farlo, l’impresa non dovrà modificare gli attuali applicativi: basterà acquistare “un ponte” per comunicare con il sistema di interscambio rispettando interamente la normativa. La cassetta degli attrezzi ha una parte di document composition, una di firma digitale (non obbligatoria, ma efficace per l’immodificabilità del documento), e poi una per l’invio via PEC o web service. Dunque, è fondamentale affidarsi a un fornitore che abbia la padronanza di tutti i tasselli. Comprando un pezzetto da una parte e uno dall’altra si perde il vantaggio di avere un unico partner con cui dialogare, e tutto diventa più complesso.
Lo strumento InfoCert più adeguato per le PMI e per gli intermediari è Legalinvoice Pro, che consente di emettere fattura (anche convertendo in automatico da Pdf) e inviarla, con funzionalità avanzate come l’import ed export massivo di fatture ed il monitoraggio degli esiti delle trasmissioni delle notifiche.
Per uno studio professionale spesso la necessità fondamentale è quella di ricevere, non emettere fatture. Pensiamo alle Partite IVA in regime forfettario. Per loro InfoCert mette a disposizione un tool di Legalmail che distingue le PEC normali da quelle con fattura elettronica, consentendo la visualizzazione “umana” della fattura e la possibilità (con due tasti) di accettarla/ rifiutarla e di effettuarne il download.
Per le micro e piccole imprese, bisogna separare chi ha un ERP da chi invece non ce l’ha. Nel primo caso, si possono automatizzare le comunicazioni, nel secondo sarà necessario creare le fatture manualmente. In generale, parliamo di realtà che emettono un basso numero di fatture e magari si appoggiano a un intermediario. Lo strumento in questo casosi chiama Legalinvoice Start, che consente la condivisione di uno spazio con il proprio commercialista, che potrà quindi effettuare tutte le operazioni di fattura elettronica.
Concludiamo con una buona notizia per i lettori di PMI.it:
tutta questa “fatica” ha un dolce finale. Con la fatturazione elettronica, andrà in pensione lo Spesometro, perché l’Agenzia delle Entrate avrà tutti i dati a disposizione.
