Le piccole e medie imprese devono affrontare quotidianamente molte pressioni, spesso non c’è il tempo materiale per fare tutto. Dedicarne troppo ad attività amministrative quali archiviazione, contabilità e back office può avere un impatto sulla produttività delle PMI, per le quali il tempo si conferma la risorsa più preziosa. Sono dati che vengono confermati da una recente ricerca firmata Federation for Small Businesses (FSB), nella quale il 55% dei manager intervistati presso 1.600 piccole aziende dichiara che la crescita è influenzata dalla quantità di tempo che devono dedicare ad attività di tipo amministrativo.
Uno dei modi con cui le imprese possono aumentare l’efficienza è rappresentato dalla digitalizzazione dei documenti cartacei. Non solo perché lo spazio fisico è limitato, ma perché averli a disposizione in un formato rapidamente ricercabile e condivisibile li rende più fruibili, supportando anche la crescita aziendale.
Anche chi è consapevole che conviene gettare la carta e passare al digitale è tuttavia spesso scoraggiato da termini quali ‘digitalizzazione’ o ‘document management’, che possono sembrare complessi. Un altro ostacolo è che le abitudini sono dure a morire – quanti di noi sono abituati a conservare le ricevute in un cassetto, per mandarle una volta l’anno al commercialista per la dichiarazione dei redditi?
Il modo più facile per superare questi limiti? Un ambiente lavorativo in cui una tecnologia desktop familiare consenta all’azienda di prendere in mano il processo di digitalizzazione della carta, lo renda semplice e liberi le persone per attività a maggior valore. Ecco dunque tre consigli che possono fare la differenza sull’efficienza nella gestione dei documenti, aiutando le PMI a evitare i cali di produttività tipici degli ambienti di lavoro disorganizzati e caotici.
#1: Investire in tecnologia intuitiva e facile da utilizzare
Nuove tecnologie, dal Cloud computing fino all’Internet of Things (IoT), stanno avendo un impatto significativo sul modo in cui si lavora. Un’elaborazione veloce e sempre attiva ha incrementato la domanda di tecnologia che supporta le PMI e le aiuta a identificare nuovi modi più smart di operare.
Smartphone, illuminazione intelligente e casa intelligente sono termini che ormai abbiamo imparato a conoscere e questa familiarità rende le cose più facili da utilizzare. Tuttavia, per molti, il prefisso ‘smart’ può, spesso erroneamente, far pensare alla complessità. Per questo motivo, obiettivo primario di ogni soluzione intelligente deve essere garantire facilità d’uso, intuitività e automazione.
L’automazione fa parte integrante della facilità. Una volta che uno strumento è stato programmato per fare una certa cosa una volta, dovrebbe automaticamente continuare a gestire le stesse regole, liberando l’utente dall’attività time-consuming di dover inserire ogni volta le proprie preferenze. Il miglior software di scansione, per esempio, comprende la pre-configurazione di alcune operazioni comuni, così come la possibilità di impostare le destinazioni ‘save to’ per molteplici utenti. Si tratta di un modo nuovo di acquisire i documenti, completamente diverso dal precedente modello. Oggi, dopo il set up iniziale, gli utenti possono dimenticarsene completamente e dedicarsi all’attività da completare.
#2: Evitare di archiviare la carta – passare al digitale
Nei momenti di superlavoro, soprattutto quando si deve preparare una presentazione o una proposta complessa per un cliente, un sistema di archiviazione può semplificare le attività, oppure al contrario generare ancora più stress. Se i documenti non si trovano dove ci si aspetta che siano quando ne abbiamo bisogno si può verificare un vero e proprio disastro. Purtroppo, mettere i documenti correttamente in archivio è un’attività considerata noiosa e non di fondamentale importanza fino a che non è troppo tardi e tutti in ufficio si adoperano per cercare quel documento cruciale che non si trova nel posto giusto. Archiviare in modo ordinato è importante, ma può avvenire dietro le quinte – se le funzioni sono state configurate correttamente ci si dovrebbe poter fidare di un sistema automatico.
L’attuale tecnologia di scansione si è evoluta al punto che è in grado di garantire una gestione documentale davvero smart – aiutare le imprese a ottenere la produttività necessaria nell’ambiente di lavoro per permettere loro di dedicarsi a ciò che realmente conta.
#3: Migliorare il lavoro di squadra grazie alla collaborazione
La tecnologia ha potenziato la collaborazione e garantire la rapida ed efficace condivisione di informazioni è vitale per la crescita. Investire in tecnologie “connected cloud” assicura che i documenti possano essere immediatamente condivisi con colleghi, amici e parenti.
Gli scanner moderni sono in grado di acquisire documenti direttamente nel cloud, e automaticamente inserire tag, elaborarli e archiviarli nello spazio apposito. Questo significa che saranno immediatamente pronti per essere consultati quando se ne ha bisogno.
Quindi, che cosa chiedere a uno scanner intelligente? Innanzitutto, soluzioni che offrano controlli semplici e intuitivi e l’automazione. L’idea non è solo di trasformare in modo semplice e veloce tutti i documenti cartacei, ricevute, fotografie, biglietti da visita e molto altro in file digitali, ma di renderli riconoscibili con dei tag e archiviarli per completarne il processo di automatizzazione.
Uno scanner realmente intelligente dovrebbe essere capace di utilizzare il testo del documento acquisito per riconoscere di che cosa si tratta. Quindi, scansioni che contengono il nome dell’azienda, ad esempio, vengono identificate come documenti di lavoro, mentre quelle con la ragione sociale di un negozio e una lista di numeri vengono assimilate alle ricevute. Il prossimo passo è quello di suggerire in automatico nomi di file adatti alla tipologia di documento e al nome assegnato a documenti simili in precedenza. Un software di gestione documentale potente sarà in grado di apprendere nel tempo, di modo che l’accuratezza delle informazioni estratte e riconosciute aumenti con il numero delle scansioni. Anche le modifiche ai nomi assegnati devono essere apprese, in modo che i suggerimenti diventino sempre più azzeccati. E, se non bastasse, la miglior tecnologia di document management è in grado di salvare i nuovi file digitali già acquisiti nella destinazione preferita dell’ archivio, senza modificare le impostazioni.
In breve, le PMI oggi richiedono una soluzione di gestione del flusso documentale che permetta loro di acquisire e salvare con il semplice tocco di un tasto, con la fiducia che il nuovo documento digitale sarà automaticamente nominato e archiviato nel posto giusto. E’ un modo più intelligente di lavorare, che affronta i problemi di produttività causati dalla troppa presenza di carta e che offre alle piccole e medie imprese la libertà di focalizzarsi su ciò che conta di più, lo sviluppo e la crescita.
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di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager Italy, PFU
