Si parla da tempo di dematerializzazione e di un adeguato processo di digitalizzazione che possa permettere l’abbandono definitivo della carta. Spesso però le aziende devono considerare questo tipo di esigenza con l’ovvio impatto sul loro business, dato da un eventuale e possibile rallentamento del “time to market” a seguito del cambiamento dei processi interni.
Non c’è dubbio che la digitalizzazione possa efficientare e migliorare, contribuendo al contenimento dei costi, rispetto ai processi standard basati su carta, tuttavia la scelta della soluzione tecnologica e la sua implementazione, compresa l’eventuale esigenza di dematerializzazione della carta pregressa e sua conservazione sostitutiva qualora necessaria, potrebbero impattare sui tempi di business.
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Che fare dunque? una possibile soluzione la fornisce la società Wacom che sta introducendo sul mercato la Clipboard PHU-111, uno smartpad che consente di compilare e firmare documenti cartacei per poi digitalizzarli in tempo reale e insieme alla firma, consente di acquisire i dati biometrici.
Dopo la digitalizzazione, i documenti possono quindi essere salvati e caricati su server o cloud per la conseguente gestione di archivio.
La clipboard può abbinarsi a un PC (via USB) o a un dispositivo mobile tramite Bluetooth.
Il funzionamento è semplice: si colloca il documento sulla Wacom Clipboard, il lettore di codici a barre integrato identifica automaticamente il documento e comunica con il PC o il dispositivo mobile a cui è abbinato per visualizzare su schermo il documento digitale corrispondente.
Utilizzando la penna a inchiostro in dotazione, poi, l’utente può compilare il documento come farebbe normalmente e tutti i segni tracciati a penna sullo smartpad verranno acquisiti e trasmessi in tempo reale al dispositivo connesso per poi essere applicati immediatamente al documento digitale.
Potenziali beneficiarie di questa tecnologia sono le aziende che operano nei settori servizi, healthcare, assicurazioni e pubblica amministrazione, che necessitano di documenti cartacei ma devono archiviarli in formato elettronico. Il device infatti è una “tecnologia ponte” che può contribuire a colmare il divario tra il mondo analogico e quello digitale.
Peter Sommer, Senior Vice President di Wacom Business Solutions sottolinea come le aziende possano mantenere immutati i processi con i clienti che potranno continuare a compilare gli abituali documenti cartacei, in formato A4 o lettera. Contestualmente le aziende si trovano abilitate alla gestione dei documenti digitali senza effettuare scansioni.
La Clipboard è implementata anche grazie a specifiche SDK utilizzabili dagli sviluppatori e da due applicazioni aggiuntive: la CLB Create che rappresenta lo strumento di autorizzazione utilizzato nella fase finale del processo di scrittura. Facilita la creazione di form da utilizzare con lo smartpad, sia nella versione cartacea, sia in quella digitale.
Il CLB Paper invece, è l’applicazione client per acquisire, elaborare e salvare in formato digitale qualsiasi elemento scritto sulla Clipboard. L’applicazione può inoltre applicare il riconoscimento della scrittura per convertire la calligrafia in testo e acquisire i dati biometrici delle Wacom eSignature.
L’effettiva disponibilità del device è prevista da fine Luglio.
