I supporti di collaborazione in linea stanno assumendo una notevole rilevanza in ambiti professionali, in quanto agevolano l’interscambio di dati ed informazioni tra persone appartenenti ad uno stesso gruppo di lavoro nel rispetto di criteri di protezione e sicurezza degli archivi generati.
Google Documenti è una suite gratuita che consente di creare, modificare ed importare documenti di vario tipo, potendovi accedere da ogni luogo mediante una semplice connessione Web ed un browser. Vi è il supporto dei formati di file più comuni, quali DOC, XLS, PPT, ODT, ODS, RTF e CSV, integrandosi quindi pienamente con Microsoft Office. Sono disponibili le operazioni principali, come la creazione di elenchi puntati, la gestione di tabelle, l’ordinamento per colonne, l’inserimento di commenti, il supporto di formule, l’inserimento di immagini e la modifica delle proprietà dei caratteri.
L’accesso ai file è differenziabile tra collaboratori e visitatori per avere la certezza che non vengano apportate variazioni indesiderate ai documenti. Per richiedere la partecipazione di altre persone basta inserire il loro indirizzo di posta elettronica in uno specifico pannello ed inviare l’invito. Questi potranno così immediatamente visualizzare o modificare i file d’interesse.
Una specifica particolarmente utile è l’accesso concorrente ai documenti, per cui più utenti possono accedere contemporaneamente ai file sia in lettura che in scrittura, mediante l’utilizzo di una finestra chat per i fogli di lavoro e della cronologia revisioni dei documenti che mostra autori, contenuto e date di modifica. Ciò vale anche per le presentazioni multimediali, dato che chiunque è in grado di interagire con colui che la propone.
L’archiviazione online ed il salvataggio automatico mettono al riparo da guasti improvvisi o lunghe interruzioni di energia elettrica, potendo organizzare i file secondo cartelle con la tipica struttura ad albero. I documenti sono pubblicabili online, presentandosi con il layout di una semplice pagina Web senza dover intervenire sul codice HTML e potendo interrompere la consultazione in qualsiasi momento.
L’integrazione con Google Apps e Google Sites permette di mettere a punto ulteriori strategie di condivisione ed accesso in ambito aziendale, a vantaggio della reperibilità delle informazioni e della produttività. L’individuazione di un’unica posizione di condivisione delle informazioni che concernono un determinato team è un criterio da prendere seriamente in considerazione. I vantaggi derivano dalla rapidità nell’acquisizione dei dati e dalla comodità di potervi accedere ovunque ci si trovi, riducendo sensibilmente i costi legati alla necessità di organizzare incontri per pianificare le attività e discutere su nuovi progetti.
Google Documenti è uno strumento moderno e versatile in grado di facilitare il lavoro di gruppo, grazie alla semplicità d’uso ed alle funzionalità avanzate che propone.
