La gestione di note e documenti costituisce un aspetto di primaria importanza nelle principali attività professionali, rendendosi pressoché indispensabile il ricorso a supporti e strumenti adeguati.
Il Web può ancora una volta venire in aiuto per fornire soluzioni con spiccate doti di semplicità e praticità d’uso. Crocodoc è un servizio online nato per andare incontro all’esigenza di consultare documenti per poterli anche condividere e modificare, rendendosi pertanto utile in ambienti di lavoro.
Un primo vantaggio deriva dall’opportunità di interagire con una nota senza la necessità di doverla stampare ed eventualmente riacquisire in modo digitale per una successiva consultazione. Come sempre per questo genere di servizi, per prima cosa è necessario registrarsi mediante la definizione di un account, operazione che avviene semplicemente con l’indicazione di un nome utente e una password.
Si può scegliere fra due tipi di profili, uno gratuito ed uno a pagamento, il quale richiede 36 dollari all’anno. Rispetto a quello libero, vengono aggiunte le opzioni di condivisione tramite password e la protezione dati mediante crittografia SSL. Le specifiche comuni a entrambi i profili consentono di rivedere documenti ricorrendo alla collaborazione di altre persone, visualizzare la cronologia delle versioni dei documenti per poter ripristinare quella desiderata e il salvataggio nel formato PDF.
Ulteriori formati utilizzabili sono Word, PowerPoint e immagini. Gli strumenti inclusi consentono di evidenziare o eliminare blocchi di testo, aggiungere annotazioni o commenti e inserire elementi grafici. Si possono quindi invitare altri utenti ad apportare modifiche a un documento, attività che può essere svolta anche da più persone in contemporanea.
La dimensione massima dei file caricabili nello spazio di memorizzazione associato al proprio account è di 20 MB. Per caricare un file è sufficiente cliccare il collegamento “Upload new document” presente nella schermata principale o in alternativa inviando un’email all’indirizzo upload@crocodoc.com.
Per visualizzare i file inseriti si accede alla sezione “My Documents” e a fianco dei loro titoli vi sono le date di inserimento e dell’ultima modifica. Per entrare nella sezione di editing è sufficiente cliccare il titolo stesso di un file. Si apre quindi una nuova finestra nella quale vi sono i tool principali di elaborazione e il menu a discesa “Share” consente di aprire uno specifico box per la condivisione di un documento via email, con un link web, con un codice dedicato da inserire in un sito o in un blog e attraverso social network, come Facebook, Twitter e Buzz.
Dopo aver modificato il documento è infine possibile salvarlo secondo lo standard PDF, potendolo anche inviare a un account di Google Documenti.
