Le e-mail hanno iniziato a diventare uno strumento di uso comune nelle aziende a partire dagli anni ’90, per via della semplicità e della velocità di comunicazione che rendono possibile. Oggi, l’e-mail costituisce il mezzo principale di comunicazione per la maggior parte degli utenti di PC e costituisce uno strumento mission-critical per gran parte delle organizzazioni.
Si stima che ogni giorno nel mondo siano inviati 250 miliardi di messaggi di posta elettronica. Secondo la società di analisi Information Overload Research Group, un lavoratore medio passa fino a 20 ore alla settimana solo per leggere e rispondere alle e-mail. Un impiegato riceve in media 600 e-mail alla settimana, gran parte delle quali contiene informazioni importanti nel corpo del testo o in allegato. Molte transazioni e molti progetti infatti hanno inizio generalmente attraverso un’e-mail, seguita da altri scambi di messaggi che contengono i dettagli del progetto o della transazione, o l’invio di fatture, oppure le informazioni sui pagamenti. Questi dati, spesso critici per l’azienda, sono spesso contenuti in più messaggi e in più thread, e possono riguardare più destinatari e anche eventuali partner e fornitori. Tali informazioni devono essere protette dalla perdita o dalla cancellazione accidentale.
Per questo motivo, le aziende di tutte le dimensioni stanno incontrando difficoltà crescenti nella gestione, nell’archiviazione e nella protezione delle ingenti quantità di e-mail che inviano e ricevono. In assenza di un sistema di gestione centralizzato, le e-mail si trovano in più archivi, comprese le cartelle personali degli utenti, in hard disk, server e sistemi di storage diversi. Questo complica inevitabilmente le operazioni di recupero delle e-mail.
In passato, i prodotti di archiviazione delle e-mail erano pensati per l’uso nelle grandi organizzazioni, o nelle aziende operanti in settori specifici, come ad esempio quello finanziario. Queste ultime però rappresentano solo una piccola parte dell’intero comparto industriale. In base a dati Eurostat, in Europa le PMI rappresentano il 99 % di tutte le aziende, e danno lavoro a circa 65 milioni di persone. Una PMI Europea in media conta 6 dipendenti.
Essendo i volumi e l’importanza delle e-mail cresciuta anche fra le PMI, sorge l’esigenza di strumenti migliori per organizzare gli archivi di e-mail, di modo da poter cercare e recuperare le informazioni in essa contenute ogni qualvolta sia necessario, magari riuscendo anche a ripristinare le e-mail che sono state cancellate e ad accedere all’intero thread di messaggi presenti in un archivio e-mail. Il sistema di archiviazione delle e-mail deve essere in grado di catturare tutti i messaggi in ingresso e in uscita dall’azienda, inclusi i loro allegati, e di indicizzare le informazioni di modo da poterle ritrovare facilmente in un secondo momento. Mentre gli allegati sono con molta probabilità salvati dall’utente e sono quindi presenti in almeno un archivio all’interno della rete aziendale, lo stesso non avviene sempre per i dati non strutturati contenuti nel testo delle e-mail. Disponendo di un archivio centralizzato delle e-mail, si è sicuri che ogni e-mail verrà catturata, e che anche questi dati saranno salvati.
Qualche dato
La tecnologia di archiviazione dei messaggi e-mail fornisce un mezzo per raccogliere tutti i messaggi e-mail in un unico archivio centralizzato, e per cercare fra tutti i messaggi memorizzati per trovare le informazioni richieste.
La società di analisi Radicati Group stima che il mercato a livello mondiale dei sistemi di archiviazione delle e-mail crescerà da 2,1 milioni di dollari nel 2009 a5,1 milioni di dollari nel 2013, che si traduce in un CAGR (Compound Annual Growth Rate) del 25,4%. Entro il 2011, il 70% delle caselle e-mail aziendali sarà supportato da un tool di archiviazione delle e-mail. Tuttavia, c’è ancora molta strada da fare: secondo un’indagine condotta nel Gennaio di quest’anno da Computerworld, anche se il 65% degli intervistati considera l’archiviazione delle e-mail importante per la propria organizzazione, solo il 27% ha già provveduto ad installare una soluzione di archiviazione delle e-mail nella propria azienda.
Perché è necessaria una soluzione efficiente di archiviazione delle e-mail?
AlAlcune fra le ragioni per cui è necessario di dotarsi di strumenti efficaci per la gestione delle e-mail aziendali sono:
La protezione dei dati aziendali.
La regione principale che spinge le aziende ad investire in una soluzione di archiviazione delle e-mail è la possibilità di localizzare informazioni e contatti e di recuperare le e-mail cancellate. L’archiviazione efficiente e sicura delle e-mail inoltre è essenziale per proteggere la proprietà intellettuale delle aziende, dato che i messaggi e i loro allegati contengono spesso informazioni strategiche per le aziende.
La richiesta di dati per i contenziosi e il rispetto delle normative.
La possibilità di ricercare e di recuperare informazioni contenute nelle e-mail potrebbe essere di vitale importanza per redimere eventuali contenziosi, per cui una o più e-mail potrebbero costituire delle prove. Serve inoltre ad assicurare il rispetto delle normative, le quali richiedono che le e-mail e altri documenti aziendali siano conservati per un determinato lasso di tempo, anche di diversi anni.
Il miglioramento della produttività.
Per molte PMI soprattutto, una delle regioni principali che le spinge a considerare l’adozione di un sistema di archiviazione delle e-mail è la necessità di migliorare la produttività. Un archivio e-mail potrebbe infatti contribuire a rendere più snelle e rapide le trattative commerciali future. Inoltre, le PMI molto spesso non adottano policy rigorose per la gestione delle e-mail aziendali, e molti dipendenti le archiviano nel proprio hard disk. Si possono così trovare e-mail aziendali sparse in diverse decine di directory locali. Questo può rendere molto difficoltosa la ricerca di un messaggio e, peggio ancora, se parte di queste e-mail sono salvate su un laptop, potrebbero venire facilmente perse in seguito allo smarrimento o al furto del laptop stesso.
