Con l’estate in arrivo, ci sono molte cose che le PMI devono fare per garantire che gli aspetti più importanti del proprio business siano al sicuro. Le attività da fare variano da regione a regione e tra settore e settore. Se la maggior parte delle persone accende un’assicurazione per proteggere casa o appartamento e tutti i valori che contengono, è facile dimenticarsi di ufficio e lavoro. E, per i manager delle piccole e medie imprese, questa attività riveste un’importanza cruciale.
Come precauzione, è fondamentale digitalizzare i documenti di maggior valore affinché vi sia un backup online e siano disponibili nel cloud. Tra questi vi sono resoconti bancari, fatture, ricevute, F24, contratti e tutto ciò che è importante avere a disposizione in caso di emergenza.
Ecco alcuni altri consigli utili per tenere dati, ricevute, piani, programmi e quant’altro al sicuro da qualunque inconveniente.
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Backup dei computer
Effettuare il backup dei dati è cruciale per superare guasti al sistema e danni fisici. Avere copie di questi documenti vi permetterà di risparmiare tempo e denaro in caso di attacco cyber, malfunzionamenti e altro e, per garantire la sicurezza delle copie, se possibile, assicuratevi di salvarle in un luogo separato. Gli esperti raccomandano di fare il backup dei file importanti almeno una volta la settimana. Si può scegliere di usare un servizio cloud o un hard drive esterno, per esempio. E per evitare che i dipendenti si dimentichino, schedulate ricorrenze settimanali per il backup dei file.
Digitalizzare le copie fisiche
I documenti cartacei importanti corrono un notevole rischio anche in caso di allagamento. Anche se le copie fisiche sono a volte necessarie per i processi formali, vi sono innumerevoli casi in cui una copia digitale è utile sia per un ripristino veloce sia per emergenza. Ma, in caso di tempesta, alluvione o inondazione è ovvio che i documenti cartacei siano i primi a rovinarsi se non archiviati in modo appropriato. Perché non mettersi al riparo da tali problemi e digitalizzare tutto? Scanner portatili di facile utilizzo sono in grado di acquisire rapidamente i documenti e archiviarli sul cloud, oltre a fornire funzionalità di ricerca nei PDF e indicizzazione automatica per una maggiore efficienza.
Pianificare
La cosa migliore da fare di fronte a un’emergenza – che sia personale, professionale o di altro genere – è prepararsi. Avere un piano aiuta ciascuno a essere consapevole delle proprie responsabilità e di come poter essere d’aiuto nel minor tempo possibile. Analizzate e valutate eventuali situazioni d’emergenza almeno una volta l’anno per assicurarsi che tutti siano adeguatamente aggiornati.
Prendersi un minuto
Nei momenti di agitazione, le emozioni viaggiano a mille. Prendersi un momento per riunire il team e raccogliere le idee può evitare errori grossolani e inutili discussioni. Prima di fare qualunque cosa: sedetevi, redigete una lista di cose da fare, decidete chi chiamare per primo e poi delegate.
Essere responsabili di un’azienda è già molto impegnativo, prepararsi al peggio non piace a nessuno, ma disporre di un piano può sicuramente ridurre l’ansia. E, nel caso sia necessario metterlo in pratica, sarete sollevati di essere pronti e di poter agire velocemente per tornare alla normalità!
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di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU Italia
