La crescente informatizzazione delle aziende pone sempre più all’attenzione la problematica dell’integrazione dei vari software presenti in azienda.
Varie attività aziendali transitano dalla gestione manuale alla gestione automatizzata, aumentando spesso il numero di software presenti in ufficio, con il conseguente incremento della complessità gestionale dei processi aziendali.
La duplicazione dei dati, in questo caso è in agguato. Le anagrafiche spesso non sono condivise e vi è la necessità di inserirle in ogni software e di mantenerle aggiornate in ogni applicativo. I dati soggetti a duplicazione possono dunque essere anagrafiche clienti e fornitori, articoli e listini prezzi, e così via.
Mantenere aggiornati i dati richiede perciò un notevole dispendio di tempo, nonché – in questo specifico caso, anche potenziale fonte di errori, a causa del molteplice trattamento che subisce un particolare dato.
Un esempio può aiutare a comprendere il problema.
Immaginiamo il caso di un’officina. All’arrivo dell’automobile i dati vengono memorizzati in un software che gestisce tutte le attività . Durante la manutenzione del veicolo ci si accorge che serve un componente, che viene ricercato nel sito del fornitore di ricambi, dove ha una sua codifica specifica. L’auto ha pure la necessità di essere sottoposta alla periodica revisione obbligatoria. Tutti i dati vengono perciò imputati anche nel software che gestisce la pratica di revisione. Al termine di tutto i dati, in formato cartaceo, arrivano all’amministrazione che emette la fattura.
Uno stesso dato, l’anagrafica del cliente, è stato perciò inserito in tre software differenti, con il rischio di variare qualche dettaglio nei successivi passaggi a cui è sottoposto il dato.
In questo caso inoltre, chi fattura la manutenzione dovrà inserire manualmente nel software gestionale gli articoli utilizzati, avendo l’attenzione di non commettere errori relativi alla loro codifica o al loro prezzo.
Il completo interfacciamento dei software, in questo caso, eviterebbe ripetitive operazioni, alle quali sono soggetti i dati utilizzati in tutto il processo aziendale.
L’integrazione degli applicativi non è però cosa semplice. Deve essere studiata con cura al fine di evitare problemi che possono essere connessi, ad esempio, alla forma del dato ovvero alla sua sincronizzazione manuale.
La soluzione universale al problema non esiste, perciò ogni caso dovrà essere valutato adeguatamente per snellire al massimo le operazioni che costituiscono il flusso di lavoro.
