La mole di dati in azienda è solitamente elevata ed il rischio che si corre è quello di non riuscire ad utilizzarli nel modo adeguato.
Un primo problema, che mina alla base la possibilità di utilizzare proficuamente le informazioni strategiche, è la frammentazione dei luoghi fisici e digitali nei quali il dato è archiviato o memorizzato.
Una cattiva metodologia di archiviazione delle informazioni digitali e cartacee, riduce in modo significativo la fruibilità del dato.
Fondamentale, dunque, implementare in azienda una valida politica di gestione dei dati, con una conseguente creazione di efficienti metodologie operative orientate alla massima fruibilità di quanto archiviato.
Spesso, il medesimo dato è archiviato in molteplici luoghi fisici e virtuali.
Un esempio è costituito dall’anagrafica dei clienti e fornitori, molto spesso memorizzata, con distinte operazioni, all’interno del software gestionale e nel client di posta elettronica. Molteplici memorizzazioni, che potrebbero causare la presenza di dati simili ma non uguali, come ci si aspetterebbe che fossero.
Può accadere che un cliente comunichi il cambiamento del proprio indirizzo mail. Questa variazione viene registrata nel client di posta ma non nel software gestionale. Viene emessa una fattura, spedita via mail, con la conseguenza che non giunge al destinatario, perché l’indirizzo mail presente nel software gestionale non è quello corretto.
Un banale esempio che evidenzia chiaramente la necessità di centralizzare il dato.
La dispersione dei dati, rende inoltre difficile l’analisi degli stessi. Un archivio informatico centralizzato può essere agevolmente analizzato, per poter estrapolare informazioni necessarie all’azienda. Un archivio frammentato, con dati dispersi, di cui spesso si ignora l’ubicazione, non è agevolmente analizzabile.
Come centralizzare i dati? Adottando un ferrea politica aziendale di archiviazione dei dati e dotandosi di strumenti, dal classico CMS al più semplice Wiki per le piccole aziende, nel quale far confluire tutte le sorgenti dati presenti in azienda. Sarà inoltre fondamentale, orientare le proprie decisioni di acquisto, su software che interagiscono fra loro, scongiurando il rischio di inutili duplicazioni di dati.
