Nell?attuale momento di crisi economica, la maggior parte delle aziende sta valutando con attenzione nuovi modi per ridurre le spese e favorire l?efficienza, consapevoli del fatto che i dipendenti richiedono sempre più un approccio interamente digitale alla documentazione.
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Sottoposta ad una pressione ancora maggiore in tal senso è la pubblica amministrazione, la quale ha sentito l?esigenza di semplificare le proprie attività e risparmiare in modo possibilmente ancora più avveduto, in particolare per modificare la percezione dei cittadini che spesso vedono la PA caratterizzata da sprechi e lungaggini burocratiche.
La gestione di stampe e documenti, per quanto non particolarmente “affascinante? né percepita necessariamente come prioritaria dalle realtà della pubblica amministrazione, ha un impatto innegabile sui costi, costituendo una quota del fatturato aziendale che non può essere sottovalutata nel processo di aumento dell?efficienza.
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Ma grazie a una nuove generazione di stampanti multifunzione (MFP), studiate per favorire la crescita dell?efficienza e la produttività degli utenti, la pubblica amministrazione può avvalersi di uno strumento multi-uso. Senza dubbio, numerosi uffici e dipartimenti hanno già accesso a una stampante multifunzione, ma troppo spesso questi dispositivi non vengono utilizzati al massimo del loro potenziale e il loro ruolo nel favorire l?efficienza in ufficio è fortemente sottovalutato.
Grazie a funzionalità di stampa, copia, scansione, fax, e-mail e a un software di gestione documentale integrato, il processo di archiviazione e recupero di documenti digitali è più facile che mai e contribuisce a ridurre in modo sensibile l?esigenza della carta. Le stampanti multifunzione offrono un gran numero di vantaggi di business, dall?efficienza ambientale alla sicurezza, passando per i risparmi in termini di tempo e denaro. Funzionalità come la stampa fronte-retro riducono sensibilmente lo spreco di carta, e poter contare su un unico dispositivo che funge da fax, scanner, e-mail, fotocopiatrice e stampante permette di ridurre il consumo energetico e conseguentemente rendere più eco-sostenibile l?ufficio.
Siamo ancora molto lontani dal tanto dibattuto “paperless office (ufficio senza carta)? – per alcuni destinato a rimanere un mito ? ed è senza dubbio vero che questo percorso sia più percorribile e realistico per certe aziende piuttosto che per altre . Ci sono però segnali di un maggiore utilizzo delle e-mail per la distribuzione dei documenti, che ha favorito la diffusione della cultura di un tipo di stampa “on demand? in virtù della quale i documenti – al contrario di quanto avveniva in precedenza – vengono distribuiti in formato digitale e successivamente stampati solo ove strettamente necessario.
In realtà notiamo che la maggior parte delle realtà della pubblica amministrazione si affida ancora a un ecosistema documentale composto sia da carta che da dati elettronici, facendo sorgere la necessità di sistemi di gestione documentale in grado di prendersi cura dei primi. La gestione dei documenti altro non è che il processo di trattamento degli stessi al fine di consentirne la creazione, condivisione e organizzazione in modo efficiente e digitale, e rappresenta la chiave per la conservazione, la stampa e la distribuzione sicura ed efficiente di documenti cartacei ed elettronici.
Ed è qui che entrano di nuovo in gioco le stampanti multifunzione. I modelli di prossima generazione sono dotati di software di gestione documentale ? spesso avanzate soluzioni di imaging – che svolgono un ruolo fondamentale nell?offrire un ecosistema di documenti digitali flessibile e collaborativo:
- Collegata alla rete. Consentendo una strategia di stampa di rete, la multifunzione di prossima generazione permette un controllo più accurato dei costi di stampa. Con una soluzione di rete completa, le aziende possono implementare configurazioni di default, per esempio per il controllo della stampa a colori, mentre per tenere traccia dell?utilizzo da parte dello staff possono ricorrere a software di controllo in grado di fornire informazioni su cosa, dove e quando i dipendenti stampano, per una maggiore efficienza di budgeting.
- Sicura. Feature quali l?autenticazione via PIN permettono alle aziende di effettuare la scansione, condivisione, ricerca e organizzazione di documenti in modo sicuro. Per esempio, prevenendo che documenti confidenziali siano accessibili a personale non autorizzato. Altri strumenti come il controllo degli accessi permettono agli utenti di scegliere tra i template di sicurezza disponibili per un maggiore controllo sugli accessi a specifiche funzioni e flussi di lavoro.
- Un potente strumento di business. Grazie a un accesso rapido e semplice a feature quali scan-to-mail, scan-to-network, scan-to-document, mobile printing e conversione in PDF ricercabili e ultra-compressi, la stampante multifunzione rappresenta l?elemento chiave dell?ecosistema documentale.
- Dalla carta al digitale. Il software di gestione dei documenti consente di convertire la copia su carta per l?integrazione con i processi documentali esistenti e favorire così efficienza e collaborazione.
- Dal “mobile? alla carta. I modelli di stampante multifunzione di rete sono sempre più compatibili con le soluzioni di stampa mobile. Considerato che sempre più aziende adottano i tablet come alternativa alla documentazione su carta, questo potrebbe rappresentare un passo verso la riduzione dello spreco della stessa. Ma ci saranno sempre occasioni nelle quali gli utenti tablet avranno bisogno di stampare documenti e le stampanti multifunzione – con l?opzione ‘mobile to paper? – offrono il meglio dei due mondi.
Supportando la creazione, l?utilizzo e l?integrazione di dati digitali con flussi di lavoro elettronici e sistemi applicativi, la nuova generazione di stampanti multifunzione consente di fornire alla forza lavoro soluzioni che soddisfano le esigenze di business legate alla disponibilità di un device che vada oltre la semplice stampa. Tocca ora alla pubblica amministrazione consentire che le stampanti multifunzione vengano usate al massimo del loro potenziale, rendendo l?archiviazione e la ricezione elettronica dei documenti più semplice che mai e tagliando drasticamente i consumi e le spese.
Articolo a cura di Salvatore Riontino, Channel Sales Manager Dell Printing
