Per quanto riguarda i tempi di pubblicazione delle informazioni, questi devono essere funzionali delle finalità perseguite e rispettare gli obblighi di legge.
In generale, i tempi di pubblicazione dei dati per finalità di trasparenza (es. curricula dei Dirigenti, albi dei beneficiari di provvidenze di natura economica, ecc.) sono sicuramente superiori a quelli richiesti per fini di pubblicità (es. deliberazioni, atti di matrimonio, dati su concorsi e selezioni pubbliche, ecc). Questi ultimi, non devono più essere disponibili al termine del periodo legale di pubblicazione.
In relazione ai dati personali dei soggetti, vanno pubblicate solo le informazioni necessarie agli obiettivi stabiliti, nel rispetto della normativa. Così, ad esempio:
- tra le informazioni del personale vanno riportati solo i dati relativi al contesto professionale, senza riportare dati di carattere privato (indirizzo di residenza, numero di cellulare e mail personale, ecc);
- negli elenchi pubblicati vanno riportati solo i dati che consentano l’identificazione del soggetto (es. nome, cognome e data di nascita) e le generalità della pubblicazione (es. la disposizione di legge che la motiva), mentre gli altri dettagli non vanno inseriti (codice fiscale, recapiti, dati bancari, dettagli e informazioni discriminanti);
- è assolutamente vietato pubblicare dati sanitari.
Per quanto riguarda i dati sensibili presenti negli atti da pubblicare all’albo, il provvedimento del 2007, al punto 6, riporta un’indicazione interessante:
“Può risultare ad esempio utile menzionare tali dati solo negli atti a disposizione negli uffici (richiamati quale presupposto della deliberazione e consultabili solo da interessati e controinteressati), come pure menzionare delicate situazioni di disagio personale solo sulla base di espressioni di carattere più generale o, se del caso, di codici numerici”.
Infine, per i dati ad accesso ristretto, occorre predisporre modalità di preventiva identificazione per consentire ai soli soggetti interessati di poter fruire di tali informazioni (es. login e password).
In conclusione, la pubblicità sul web di atti e documenti richiede una rinnovata cautela, ma l’osservazione di pochi principi di base e di regole di buon senso comune permette di dirimere la maggior parte dei dubbi.
