Sicuramente gli standard XML già definiti non costituiscono la panacea di tutti i mali, ma sono un ottimo punto di partenza per definire delle modalità di rappresentazione delle informazioni con cui superare il limite della migrazione dei dati e svincolarsi dai fornitori tecnologici. Detto questo, c’è una grande sottovalutazione di un problema riguardante i processi di gestione documentale nelle PA: al momento si dà un grande risalto alla loro dematerializzazione, grazie anche alla possibilità di allestire degli iter informatizzati per la gestione di pratiche amministrative. Quello che non si è considerato è che ogni software house sta implementando questi iter automatizzati secondo un proprio standard, che non è assolutamente esportabile in altri ambienti applicativi. Questo significa che, in caso di cambio di software, tutti gli iter automatizzati implementati andranno irrimediabilmente persi.
Il problema è duplice: in primo luogo i documenti informatici creati col vecchio applicativo saranno ancora disponibili, ma la loro gestione e interconnessione non sarà affatto semplice, poiché creati all’interno di iter che non sono di fatto più ricostruibili col nuovo applicativo. In secondo luogo, tutti i singoli passaggi relativi a un procedimento che sono stati “mappati” tramite un software di gestione documentale saranno visualizzabili solo con questo software (e non con altri). Di fatto, la mancanza di uno standard nazionale che indichi come costruire un iter informatizzato e come registrare i singoli passaggi secondo una codifica uniforme mette gli Enti nelle mani delle software house: si stanno poggiando le basi della futura gestione documentale della PA su una piattaforma galleggiante.
Come uscire da questa situazione? Anzitutto occorre estendere le basi dell’archivistica alle nuove frontiere della gestione documentale: fino ad ora la relazione fra documenti era realizzata attraverso l’associazione di questi a un fascicolo, che li raggruppava e ne sanciva il “nesso archivistico” riferendoli ad uno stesso procedimento amministrativo (l’appartenenza ad un fascicolo associava indirettamente un documento a tutti gli altri documenti che ne facevano parte). Nella nuova dimensione della gestione documentale l’iter di un procedimento ha la stessa importanza dei documenti creati, per cui occorrerà definire degli standard per la rappresentazione dei singoli passi dell’iter stesso. Anche in questo caso, XML è lo strumento adatto per costruire uno standard adeguato.
Un altro punto importante è l’interconnessione tra le informazioni contenute nei singoli archivi e documenti: una volta rappresentati i dati dei vari applicativi secondo standard XML, non è difficile pensare che questi standard utilizzeranno gli stessi marcatori per elementi comuni (es. , , , ecc), per cui sarà facile incrociare dati provenienti da fonti diverse, costruendo nuove aggregazioni di informazioni più complete, convergenti e strutturate. In conclusione, l’evoluzione dei sistemi informativi della PA deve passare attraverso un processo di standardizzazione delle informazioni, un processo che deve essere necessariamente pilotato da un’autorità che abbia le risorse, le conoscenze e il potere normativo necessari per gestirlo. Il CNIPA è l’unica autorità in grado di gestire tale processo, ma è necessario che lo faccia in tempi brevi, ne va della solidità dei futuri processi di gestione delle informazioni e dei documenti della PA.
