Oltre al rispetto della normativa vigente il servizio consente la conversazione dei documenti per oltre 10 anni. È prevista poi l’attività della grande distribuzione, con l’integrazione tra Legaldoc e il gestionale aziendale: circa 4.000.000 documenti l’anno (fatture, note di credito, DDT), 7.000.000 documenti pregressi e 400.000 fatture a ciclo attivo l’anno e libri registri. C’è poi l’attività del trasportatore con il servizio “Fattura Elettronica” via file transfer più Legaldoc, le Fatture e il libro giornale. Infine c’è l’attività di Infocamere con 300.000 fatture l’anno più i libri contabili.
Per quanto riguarda la fattura elettronica, la tecnologia suggerita della deliberazione AIPA n. 42/2001 per la firma del file dei documenti da conservare, è praticabile solo per quelli di dimensioni molto piccole e le definizioni di “documento informatico” e di “firma digitale” non sono coerenti con quelle presenti nel Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (dpr 445/2000) dopo la direttiva comunitaria sulla firma digitale.
Per ovviare a tali questioni, si è introdotta la firma elettronica qualificata, una firma elettronica, consistente ne «l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica, ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati». L’autenticità ed integrità della fattura è garantita in questo modo dalla “firma elettronica qualificata”.
Il nodo cruciale del servizio Legaldoc risiede nell’effettiva garanzia di conservazione del materiale catalogato. Risulta fondamentale, quindi, il ruolo svolto dal responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva che «può delegare la propria attività a una o più persone che garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni», come disposto nell’ART. 5 della Deliberazione 42/2001.
