In questo articolo esamineremo le regole tecniche riguardanti le modalità di composizione e trasmissione dei documenti protocollati nelle pubbliche amministrazioni. Per organizzare al meglio tutti i documenti in formato elettronico che vengono lavorati da una pubblica amministrazione è stato emanato una apposito DPR che regola sia la composizione, sia la struttura organizzativa, sia la trasmissione di questo tipo di documenti. Bene inforchiamo gli occhiali e vediamo da vicino in cosa consiste dal punto di vista tecnico un documento protocollato.
La normativa stabilisce che nel messaggio protocollato (si parla di messaggio e non di documento in quanto ci si trova ad esaminare un sistema che prevede l’archiviazione, l’invio e la ricezione di documenti in formato digitale) deve essere composto: da un documento cosiddetto primario, un numero qualsiasi di allegati e la cosiddetta segnatura informatica. Il documento primario che costituisce la parte principale del messaggio, deve essere sottoscritto (firmato elettronicamente) secondo le norme dettate nel DPR 445/2000, mentre gli allegati possono esserlo o meno a seconda dell’organizzazione interna che ciascuna amministrazione ha scelto di darsi e che come ben sappiamo può essere reperita nel manuale di gestione.
Interessante risulta il caso in cui lo scambio avvenga tra due Aree Operative Omogenee (AOO) di una stessa amministrazione, in questo frangente l’Area che invia il messaggio deve accertarsi prima di inviarlo che il documento sia sottoscritto correttamente per risultare valido amministrativamente e che il soggetto che lo firma sia autorizzato a farlo.
