Al momento della risposta alla chiamata da parte dell’operatore il sistema informativo, che è integrato con la telefonia, apre un modulo evento nel quale viene da quel momento in poi memorizzato ogni dato (chiamante, orario, numero di telefono, località, tipologia di rischio, livello di gravità, etc).
Il Call taker rilascia la scheda compilata ed il sistema la rende disponibile per il Dispatcher, che verifica tutti i dati e, mediante l’utilizzo del sistema cartografico, può localizzare l’evento, selezionare dalla banca dati l’associazione o ente più vicino all’evento controllandone disponibilità, mezzi, risorse e capacità professionali. Il sistema stesso è in grado di evidenziare le associazioni di volontariato più prossime al luogo dell’emergenza che sono certificate per la tipologia di evento in atto.
Contemporaneamente l’operatore potrà inviare, in maniera del tutto automatica, dei fax preimpostati agli enti, amministrazioni locali ed associazioni di volontariato e comunicare attraverso SMS o telefono con gli operatori individuati. Tali numeri telefonici vengono forniti in automatico dal sistema grazie al modulo CTI (computer telephony integration) accedendo alla banca dati apposita.
Inoltre, grazie all’ausilio del sistema cartografico, il sistema, può fornire agli operatori sul campo delle informazioni relative al percorso minimo per raggiungere il luogo dell’evento o altri luoghi chiave (ospedali, strutture di accoglienza). Attraverso i sistemi di comunicazione (SMS, fax, fonia, radio) il dispatcher può in ogni istante mettersi in contatto con il sito ricevendo e fornendo informazioni che vengono di volta in volta memorizzate nella scheda dell’evento, tutto ciò fino alla chiusura dell’emergenza, restando per tutta la durata dell’evento sempre aggiornato su ogni evoluzione in atto. Tali informazioni verranno visualizzate sulla postazione consentendo una chiara e completa visione di cosa si sta verificando sul campo.
Al momento del superamento della crisi, la scheda evento viene quindi memorizzata nella banca dati e sarà accessibile per verifiche interne legate ad attività contabili, di debriefing e di formazioni e verifica.
