Mettere in piedi un sistema in grado di gestire questi processi richiede capacità organizzative, tecnologiche e logistiche adeguatamente strutturate, che non tutti gli Enti possono permettersi. Per questo motivo la normativa permette di affidare a società esterne la conservazione: in questo caso i documenti vengono raggruppati in lotti, sui quali l’Ente appone riferimento temporale e firma digitale del pubblico ufficiale, dopodichè vengono trasferiti presso i data-center della società incaricata; l’Ente si preoccupa di effettuare queste operazioni una sola volta per ogni lotto, con il supporto di procedure informatiche automatizzate che forniscono la ricevuta di esito delle singole operazioni. Le fasi successive saranno a carico della società.
Le questioni irrisolte
Rimangono tuttavia dei “buchi” nel sistema, si pensi ad esempio ai documenti firmati digitalmente che pervengono all’Ente dall’esterno: sarebbe improponibile verificare ogni singolo documento e “rifirmarlo” prima che scada ogni certificato digitale. Ne consegue che, al momento della “rifirma”, potranno esserci documenti con firma scaduta; in questo caso il responsabile che li sottoscrive può “sanare” la situazione certificandone la validità.
Altra questione riguarda la riproduzione dei documenti informatici. Gli Enti che hanno adottato questa gestione si sono scontrati con la difficoltà oggettiva di non poter produrre una stampa che avesse validità giuridica, in quanto inizialmente non previsto dalla normativa. La risoluzione al problema arriva con il DLgs. 159/2006, che introduce la possibilità di stampare copia autentica dei documenti informatici, previa sottoscrizione autografa di un pubblico ufficiale.
Come possiamo notare, c’è una forte spinta verso l’evoluzione tecnologica, tuttavia diverse sono le soluzioni atte a permettere anche a realtà meno strutturate ed organizzate di adeguarsi ai nuovi sistemi. È importante però sottolineare che gioca un ruolo fondamentale lo studio preliminare di un progetto su misura; per poterlo sviluppare l’Ente può anche appoggiarsi a figure professionali che sappiano carpirne le possibilità e gli obiettivi, tramite conoscenze ed esperienze acquisite sul campo. Ogni azione intrapresa in tal senso deve portare a benefici reali, altrimenti si rischia di sostenere dei costi non commisurati ai risultati.
Concludo evidenziando un fattore a mio avviso considerevole, a cui però non è data giusta rilevanza: progetto evolutivo del protocollo informatico non significa utilizzare i nuovi mezzi per “fare col pc quello che fino a ieri si faceva con la carta”, bensì sfruttare la tecnologia come strumento per riconcepire, in maniera più efficiente, l’organizzazione del proprio lavoro.
