2. Installazione della suite Open Office su tutte le postazioni del Comune
Una volta individuate le postazioni per cui era possibile effettuare la sostituzione degli applicativi, è stato necessario installare su ciascuna di esse la nuova suite, considerando anche alcune personalizzazioni per l’utilizzo dell’applicativo.
Questa operazione ha comportato un lavoro pari a circa 150 ore uomo, cioè poco più di tre settimane.
3. Formazione del personale sulla conversione dei propri documenti
Il coinvolgimento del personale in questa operazione si è dimostrato un fattore di successo. I dipendenti hanno seguito dei corsi che illustravano come convertire i documenti dai formati della suite Lotus ai nuovi formati: questo ha permesso di rendere partecipe il personale dell’importanza di questo cambiamento epocale e di distribuire il carico di lavoro delle conversioni.
I corsi organizzati prevedevano un partecipazione di circa 10 persone per ogni sessione. Ogni dipendente ha seguito un corso composto da 3 sessioni di 4 ore ciascuna, spalmate nell’arco di un mese. La cadenza settimanale delle sessioni di formazione ha permesso al personale di esercitarsi nell’arco della settimana sulle funzionalità apprese e di testare la possibilità di convertire i vecchi documenti nei nuovi formati.
La risposta degli uffici è stata positiva, la conversione è stata fatta in maniera quasi completamente indipendente dagli operatori. L’intervento dei tecnici informatici, in affiancamento ai dipendenti, durante questa fase è stato marginale.
Oltre alla conversione dei documenti, il personale è stato adeguatamente formato nell’utilizzo delle funzionalità operative più diffuse dei nuovi applicativi di office automation, analizzando analogie e differenze rispetto a quelli precedentemente impiegati.
Il tempo necessario per la formazione di tutto il personale dell’Ente è stato di circa 2 mesi.
4. Rifacimento della modulistica e dei modelli di documento
Tutti i modelli utilizzati precedentemente, dalla carta intestata, ai modelli di fax degli uffici, ai documenti base per la creazione di atti amministrativi, sono stati rifatti utilizzando la suite di Open Office. La stessa cosa vale per i fogli elettronici utilizzati dagli uffici e per la modulistica in formato digitale.
5. Verifica di compatibilità con gli applicativi utilizzati dagli uffici
Per questo punto occorre fare una precisazione. In alcuni uffici, oltre alla suite di Lotus veniva impiegato l’applicativo “Word” di Microsoft, poiché era necessario come piattaforma per la generazione di testi da parte di specifici applicativi, che si poggiavano appunto sulle funzionalità di “stampa unione” di Word.
In questo caso è stato necessario verificare se tali applicativi funzionassero comunque utilizzando il software “Writer” di Open Office al posto di Word. Non tutti gli applicativi funzionavano adeguatamente, per cui, in caso di incompatibilità con Open Office, su dette postazioni è stato installato Word come editor di Testi (anche se, come foglio elettronico, si è installato “Calc” della Suite Open Office).
Come predicava saggiamente Sant’Agostino, «è necessario avere la forza di cambiare ciò che può essere cambiato e la pazienza di accettare ciò che non può essere cambiato». In generale, si può comunque dire che la nuova suite si è dimostrata adeguata per più del 90% delle postazioni comunali.
