Qualcosa è cambiato. L’aumento del livello di alfabetizzazione informatica e il miglioramento della qualità del software libero sta diffondendo l’idea che affacciarsi al mondo open source per la Pubblica Amministrazione non solo è possibile, ma è anche una strada effettivamente praticabile, se intrapresa con intelligenza e determinazione.
È il caso del Comune di Bollate: per l’Amministrazione la diffusione del software libero presso gli uffici comunali era un obiettivo prioritario, suffragato dalle cifre. Presso l’Ente sono presenti circa 200 postazioni di lavoro, su cui erano installati applicativi basati su Lotus Smart Suite come prodotti per la produttività individuale.
In previsione di una loro sostituzione per adeguamento tecnologico, si è fatta un’analisi di costo: acquisire licenze OEM di prodotti Microsoft che svolgessero le stesse funzionalità aveva un costo medio di circa 300 € per licenza individuale (stima basata su listini CONSIP), per un totale di 60.000 €. La licenza OEM scade al momento della sostituzione della macchina su cui il prodotto è installato, per cui, ipotizzando una vita utile di 3-4 anni per ogni macchina, si è stimato un costo annuo di 15.000-20.000 € l’anno per il mantenimento del software. Oltre a questi costi, facilmente misurabili, si dovevano aggiungere i costi celati di approvvigionamento del software e di costante monitoraggio della situazione licenze.
A fronte di questi numeri, l’Amministrazione ha ritenuto opportuno valutare la possibilità di intraprendere il cammino verso l’open source, con l’obiettivo di tagliare i costi software e sposare una filosofia di condivisione gratuita della conoscenza. Questo passaggio non è impossibile, ma necessita di pianificare e gestire tutti gli aspetti, tecnologici, organizzativi e psicologici della transizione. Cercheremo adesso di riassumere le diverse fasi operative di questa metamorfosi.
1. Analisi della compatibilità dei documenti
Presso il Comune tutti i documenti erano stati creati utilizzando il word processor e il foglio elettronico della suite di Lotus, che utilizza i formati “.lwp” e “.wk3”. Era necessario convertirli in un formato leggibile con gli applicativi di Open Office.
La scelta in realtà è caduta non sui formati nativi della suite di Open Office, bensì sui formati “.doc” e “.xls”. I notissimi formati Microsoft sono universalmente riconosciuti e hanno facilitato l’interscambio dei documenti. A questo scopo, è stata affrontata un’analisi approfondita dei documenti e dei modelli creati dai dipendenti con la vecchia suite, per vedere se il passaggio al nuovo formato avrebbe comportato delle controindicazioni nell’uso di elementi grafici, tabellari o nell’uso di variabili dinamiche. Quasi tutti i documenti erano convertibili nei nuovi formati senza particolari artifici.
Questa analisi ha comportato circa due mesi di tempo, nei quali i tecnici del Comune hanno analizzato i documenti e i modelli creati da ogni area dell’Ente, testando la possibilità di sostituirli con documenti alternativi utilizzabili con la suite Open Office.
