La Posta Elettronica Certificata è la soluzione ideale per lo scambio delle comunicazioni ufficiali tra diverse categorie di soggetti. È una risorsa utile alle aziende e ai professionisti obbligati a usare la PEC secondo quanto previsto dalla normativa vigente, ma rappresenta anche una soluzione economica e veloce per semplificare la gestione di numerose pratiche da parte dei privati cittadini.
Le imprese, le ditte Individuali e gli iscritti agli Albi, infatti, sono tenuti a utilizzare la PEC in sostituzione della posta cartacea per gestire i rapporti con clienti e fornitori, per inviare e ricevere contratti, fatture e preventivi ma anche per comunicare con la Pubblica Amministrazione. Gli Enti pubblici, invece, possono inviare via PEC comunicazioni ufficiali verso altri Enti o cittadini, che a loro volta hanno la possibilità di usare la PEC per dialogare con la PA, inviare e ricevere comunicazioni inerenti alle riunioni di condominio, ricevere e visualizzare le fatture elettroniche, disdire polizze assicurative e contratti di fornitura di servizi ma anche prenotare visite mediche e comunicare con la banca.
È il valore legale a rappresentare una delle caratteristiche più vantaggiose della PEC, del tutto equiparata a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Oltre a garantire un notevole risparmio economico, inoltre, la PEC fornisce la certezza dell’invio, della consegna o della mancata consegna dell’e-mail al destinatario e garantisce la sicurezza dei contenuti veicolati, impedendo qualsiasi alterazione.
Inviare PEC alla PA: come funziona l’IPA
In virtù di tutti i vantaggi descritti sopra, è facile capire come la PEC possa contribuire a snellire molte procedure burocratiche e accorciare i tempi di invio e ricezione di documenti importanti soprattutto se si dialoga con la Pubblica Amministrazione. Oltre a disporre di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata, inoltre, chi ha la necessità di inviare una comunicazione ufficiale a un Ente pubblico deve necessariamente conoscerne il domicilio digitale, vale a dire l’indirizzo elettronico associato a un determinato ufficio o servizio.
Nell’ottica di rendere facilmente reperibili le PA e i gestori di pubblici servizi, inoltre, l’AgID ha creato l’IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni): è l’elenco pubblico contenente i domicili digitali da utilizzare per lo scambio di informazioni o comunicazioni e per l’invio di documenti validi a tutti gli effetti di legge. L’IPA rappresenta anche l’archivio di riferimento per l’individuazione dei codici degli uffici di fatturazione elettronica delle Pubbliche Amministrazioni e delle società in conto economico consolidato.
Il database dell’IPA, nel dettaglio, riporta una serie di informazioni precise e costantemente aggiornate riguardo:
- Pubbliche Amministrazioni Centrali;
- Pubbliche Amministrazioni Locali;
- Enti Nazionali di Previdenza ed Assistenza Sociale in Conto Economico Consolidato;
- Gestori di Pubblici Servizi;
- Stazioni Appaltanti.
IPA: guida alla consultazione
Tutti i dati dell’IPA possono essere consultati facilmente attraverso un’interfaccia web intuitiva in formato Open Data. Per conoscere un domicilio digitale e un indirizzo PEC specifico, ad esempio, si deve accedere al portale Indicepa.gov.it e utilizzare una delle funzioni di ricerca previste: ad esempio per codice fiscale, per categoria, per alfabetico, per area geografica e per servizio.
Solo per fare un esempio pratico, selezionando la Regione Lombardia all’interno del database relativo agli Enti locali si accede alla scheda completa dei riferimenti dell’Ente e, nella sezione “Elenco domicili digitali”, è possibile reperire tutti gli indirizzi PEC dei singoli uffici.
Soluzioni PEC
Come anticipato sopra, per poter inviare comunicazioni con valenza giuridica alla Pubblica Amministrazione e contattare molti servizi pubblici, velocizzando i tempi di attesa, è indispensabile essere in possesso di un indirizzo PEC personale. Per ottenerlo è necessario affidarsi a un provider certificato e autorizzato dall’AgID, come Aruba.
La soluzione Aruba PEC, in particolare, offre un pacchetto di servizi digitali convenienti e facili da utilizzare da qualsiasi dispositivo elettronico connesso alla rete, compresi smartphone e tablet. È possibile scegliere tra tre tipologie di caselle PEC, che si differenziano per dimensioni e funzionalità:
- PEC Standard: soluzione economica che comprende 1 GB di spazio ampliabile fino a 2 GB, pensata per andare incontro alle esigenze dei privati che hanno necessità di inviare o ricevere un numero limitato di comunicazioni. È anche prevista la possibilità di essere avvisati via e-mail quando si riceve posta certificata sulla propria casella PEC e di leggere sulla stessa le fatture elettroniche ricevute;
- PEC Pro: è pensata per coloro che vogliono qualcosa in più per il servizio PEC, prevede 2GB di spazio casella e 3 GB di archivio di sicurezza, in cui possono essere salvate, ad esempio, le ricevute di consegna di comunicazioni importanti. Consente inoltre di disporre del servizio di notifica SMS che avvisa il cliente con un SMS giornaliero in caso ci siano e-mail PEC non lette. Rappresenta la soluzione adatta anche per professionisti, aziende o Enti che vogliono sostituire l’invio delle comunicazioni cartacee con la Posta Elettronica Certificata;
- PEC Premium: ideale per chi ha la necessità di inviare un numero consistente di e-mail certificate, comprende un archivio di sicurezza da 8GB e 2 GB di spazio disponibile, entrambi ampliabili in base alle necessità, notifica via SMS delle PEC non lette.
Tutte le soluzioni includono: WebMail PEC, pannello di gestione casella, leggi fatture, App Aruba PEC Mobile (per Android e iOS), antivirus e antispam.
