La posta elettronica certificata (PEC) è un sistema di messaggistica in grado di superare i limiti “legali” e funzionali della posta elettronica tradizionale.
Un prodotto, quindi, ideale in contesti dove sia necessario avere una prova opponibile dell’invio e della consegna di un documento. Per le amministrazioni pubbliche, ad esempio. O – e qui la cosa ci interessa di più – per tutte quelle transazioni economiche/legali tipiche dell’attività imprenditoriale.
Ma come funziona? Vediamo di conoscerla meglio.
Rispetto al mondo postale cartaceo, se la posta elettronica è il corrispondente di una lettera ordinaria, la PEC è come una raccomandata A/R ma con ulteriori garanzie:
- identità certa della casella mittente intestata ad un titolare di cui sono stati verificati i documenti all’atto d’acquisto della casella
- legame garantito tra trasmissione e documento allegato trasmesso
- possibilità di gestione immediata dei documenti certificati con un’applicazione informatica
- economicità di trasmissione, inoltro, riproduzione, archiviazione e facilità
di ricerca
Rispetto alla posta elettronica tradizionale, invece, offre nativamente:
- canali di trasmissione più sicuri tramite protocolli SMTP e POP3 SSL
- Gestione dell’autenticazione dell’utente anche in fase di invio dei messaggi
- Gestione della firma elettronica apposta su messaggi, ricevute, avvisi
- certificazione dell’avvenuta consegna del messaggio nella casella di posta del destinatario del messaggio e dei suoi contenuti
- archiviazione da parte del gestore di tutti gli eventi, comprese le ricevute e con l’esclusione dei messaggi originari, per un periodo di trenta mesi
- elevati requisiti di qualità e continuità del servizio
- applicazione delle procedure atte a garantire la privacy dei dati personali
Dal punto di vista operativo l’utente del servizio PEC riceve nella propria casella una ricevuta di accettazione da parte del proprio Gestore di PEC ed un’altra di avvenuta consegna da parte del Gestore di PEC del destinatario.
Se lo scambio di E-Mail non avviene tra due caselle di PEC viene segnalata un’anomalia tramite avvisi di sicurezza.
Ovviamente la disponibilità da parte del mittente della ricevuta di avvenuta consegna non garantisce la lettura del messaggio da parte del destinatario, è solo la certificazione che il messaggio spedito è stato consegnato inalterato nella casella di PEC del destinatario; è però sufficiente impostare nel client di posta la classica conferma di lettura.
Alcune aziende, se interessate da un particolare volume di traffico legale cartaceo, potrebbero migrare a PEC le comunicazioni riservate, trovando un canale ancora più sicuro della posta tradizionale e con in più un significativo risparmio di costi, tempi ed organizzazione documentale.
