Cosa si intende per fatturazione elettronica
La fattura elettronica, obbligatoria per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, è un file generato in formato XML e inviato ai clienti transitando prima sul Sistema di Interscambio (SdI), che effettua i controlli formali verificando che la partita IVA del fornitore (c.d. cedente/prestatore) e la partita IVA ovvero il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) siano esistenti. Il Sistema di Interscambio non ha invece alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione digitale delle fatture.
Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 dell’Agenzia delle Entrate. Per le fatture verso le Pubbliche
Amministrazioni il riferimento è invece il Decreto Ministeriale n. 55/2013.
Come si fa la fatturazione elettronica
Per emettere una fattura elettronica è necessario disporre di un software che consenta la compilazione del file in formato XML.
Perché la fattura elettronica possa ritenersi accettata dal Sistema di Interscambio è necessario che, successivamente all’invio da parte del trasmittente della e-fattura, lo SdI non rilevi errori. In caso di esito positivo dei controlli precedenti, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una “ricevuta di recapito”, a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento.
Nel caso in cui rilevasse invece errori di compilazione nella fattura, il sistema recapiterà al solo mittente una notifica con l’esito dei controlli effettuati e la segnalazione dettagliata delle inesattezze riscontrate da correggere.
Quali sono gli elementi della fattura elettronica
I dati obbligatori che devono essere contenuti nella fattura elettronica sono quelli necessari ai fini fiscali (di cui all’art. 21 ovvero 21-bis del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633) nonché l’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario”) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura. Anche il codice univoco è fondamentale perché serve ad identificare il destinatario. Solo grazie al codice univoco il Sistema di Interscambio riesce a recapitare correttamente le fatture.
- il codice destinatario è utilizzato nella fattura elettronica B2B o B2C ed è composto da sette caratteri;
- il codice univoco viene usato per le fatture verso la PA (B2G) ed è composto da sei caratteri.
Come si emette e invia una fattura elettronica
Per emettere fattura elettronica è necessario utilizzare apposito software (come quello gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate) o la procedura telematica disponibile gratuitamente dal portale Fatture e Corrispettivi.
Chi è obbligato a fare fattura elettronica
Dal giugno 2014 la fattura elettronica è obbligatoria per le operazioni da e verso la Pubblica Amministrazione (B2G). Da luglio 2018 ha coinvolto anche subappaltatori e sub-contraenti e cessioni di carburanti, operazioni in ambito Tax free Shopping. Da gennaio 2019 tutti i professionisti e le aziende per ogni operazione B2B e B2C, a parte poche eccezioni. Dal 1° luglio 2022 al 31 dicembre 2023 per ex Minimi, Forfettari e ASD che fatturano fino a 25mila euro. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo è esteso a tutti.
Quando non c’è obbligo di fatturazione elettronica
I soggetti IVA chiamati all’obbligo devono sempre emettere e-fattura. L’unico caso in cui non c’è obbligo di fatturazione elettronica è quello in cui la fattura stessa non è obbligatoria oppure per i soggetti esonerati. Ad esempio, i “piccoli produttori agricoli” (art. 34, comma 6, del Dpr n. 633/1972).
Quali sono gli elementi della fattura elettronica
I dati obbligatori che devono essere contenuti nella fattura elettronica sono quelli necessari ai fini fiscali (di cui all’art. 21 ovvero 21-bis del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633) nonché l’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario”) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura.
Chi è esente dalla fatturazione elettronica
Sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica:
- i soggetti che erogano prestazioni sanitarie (medici, specialisti, ospedali, farmacie) inviando dati attraverso il Sistema Tessera Sanitaria (STS) ai fini dell’elaborazione della dichiarazione precompilata, che ancora per l’anno di imposta 2020 non devono e non possono scegliere questa opzione;
- i “piccoli produttori agricoli” (di cui all’art. 34, comma 6, del Dpr n. 633/1972), i quali erano esonerati per legge dall’emissione di fatture anche prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica.
Trasmissione delle fatture elettroniche
Fatture e scontrini elettronici, o corrispettivi telematici, devono essere trasmessi al Fisco entro 12 giorni dalla data di riferimento, in caso di ritardo, si rischiano sanzioni importanti.
Quanto tempo per registrare una fattura elettronica?
La fattura deve essere registrata entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione. La registrazione delle fatture di acquisto deve essere effettuata entro il termine di presentazione della dichiarazione IVA dell’anno in cui l’operazione è avvenuta.
Come si contano i 12 giorni per la fattura elettronica: esempio
La data che va segnata sulla fattura elettronica (nel campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file della fattura elettronica), indipendente dal fatto che la trasmissione possa avvenire nei giorni successivi, deve sempre essere quella di emissione, o meglio quella di effettuazione dell’operazione.
Esempio: per un’operazione datata 28 marzo 2022 e fattura emessa entro 24 ore, la data di emissione coincide con quella dell’invio, mentre se la fattura è emessa nei giorni successivi nel campo “data” va segnata comunque quella di effettuazione, ovvero il 28 marzo.
Come calcolare il ravvedimento per invio fattura elettronica?
L’emissione tardiva della fattura elettronica è ammessa entro il termine di effettuazione della liquidazione dell’imposta sul valore aggiunto del periodo successivo (sanzione ridotta dell’80%: 50 euro invece di 250).
Obblighi e sanzioni
Le sanzioni per omessa ardiva/errata fatturazione vanno dal 90% al 180% dell’importo della fattura stessa, con un minimo di multa pecuniaria pari a 500 euro. Se la violazione non comporta variazioni d’imposta, la sanzione va da un minimo di 250 ad un massimo di 2mila euro.
Come si compila una fattura elettronica cointestata?
Per emettere una fattura elettronica con più intestatari bisogna indicare un solo nominativo nel campo cessionario/committente mentre gli altri intestatari saranno inseriti nei campi opzionali (“Altri Dati Gestionali” o “Causale”).
Come si fa la fattura elettronica gratis
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione servizi gratuiti per creare le fatture elettroniche, trasmetterle e riceverle, conservarle a norma, acquisirne copia originale. In particolare, per le e-fatture:
- procedura web dal portale “Fatture e Corrispettivi”
- software scaricabile su PC
- App per tablet e smartphone (Fatturae) per Android o Apple
La fattura elettronica può dunque essere emessa gratuitamente utilizzando la piattaforma “Fatture e Corrispettivi“ o il il software dell’Agenzia delle Entrate, sempre gratuito, o ancora la App Fatturae.
Il software Compilazione Fattura Elettronica permette di compilare la comunicazione e generare la struttura del file XML. Il file generato avrà la nomenclatura: ITCodiceFiscale_12345.xml (dove il codice fiscale è quello del soggetto che trasmette la fattura).
La procedura (FEL18) può essere utilizzata da tutti gli operatori IVA che per predisporre le fatture elettroniche da inviare – attraverso il Sistema di Interscambio ai propri clienti.
In commercio esistono numerosi applicativi dedicati alla e-fattura, sia gratuiti sia a pagamento, purché conformi alle specifiche allegate al citato provvedimento del 30 aprile 2018.
Quali sistemi operativi consentono la fatturazione elettronica
Dal momento che esistono diversi strumenti (procedua direttamente online, software da scaricare ed App per Apple e Indroid), è possibile utilizzare i sistemi di emissione della fattura elettronica con tutti i principali sistemi operativi.
Indipendentemente dal sistema operativo, dunque, è possibile eseguire il software. Per la procedura stand alone, in caso di errore si installazione bisogna procurarsi la versione aggiornata di Virtual Machine Java per il proprio PC.
