Nella corrispondenza tra aziende può capitare di inviare lettere che contengano prospetti quantitativi, come un preventivo o il resoconto delle commissioni per un agente di zona. In questi casi, potrebbe risultare utile costruirli direttamente nel documento Word, per evitare formattazione aggiuntive dovute ad eventuali importazioni di tabelle Excel ed inserire in automatico gli importi. In questo tutorial vediamo dunque come effettuare calcoli in tabelle di Word, comparando la costruzione di formule e funzioni con quelle in Excel. È possibile realizzare modelli anche più complessi, ma questi saranno oggetto di altri tutorial.
=> Inserire fogli di calcolo e presentazioni in Word
I campi formula di Word
Per fare un calcolo in una tabella realizzata all’interno di un documento si utilizza un campo formula; per inserire quest’ultimo è sufficiente posizionarsi all’interno della cella interessata, utilizzare il comando Tabella/Formula ed intervenire all’interno della finestra omonima che appare a video.
Nel campo Formula della finestra si può digitare direttamente una formula o “recuperare”, dall’elenco Incolla funzione sottostante, una funzione predefinita; nell’elenco a discesa Formato numerico è possibile scegliere un tipo di formato da assegnare al risultato della formula (in figura è rappresentato il formato Euro).
=> Creare moduli con Word
Come costruire una formula
Analizziamo le principali analogie e differenze tra Word ed Excel nella costruzione di formule. Gli operatori che si utilizzano nelle formule (+ – * / ^ %) sono identici tra i due applicativi; in Word i riferimenti alle celle sono simili a quelli che normalmente si utilizzano con Excel (ad esempio, la cella in alto a sinistra della tabella di Word è A1, la terza cella della seconda colonna è C2, e così via). Supponiamo, ad esempio, di voler effettuare una operazione di scorporo nella cella C2. Nella cella B2 (o, più esattamente, nel campo formula della cella B2) dovrà essere utilizzata la formula =A2/(1+B2) che divide l’importo comprensivo di IVA per 1,22.
Nel caso in cui si uniscono più celle nella tabella di Word, occorre “ricalcolare” le coordinate di cella in quanto Word non contempla il “salto” di celle (ad esempio, se si uniscono le prime due celle della prima riga della tabella, la terza cella ha coordinate B1 e non, come succede in Excel, C1). Supponiamo, ad esempio, di voler calcolare l’IVA.
La formula da utilizzare nel campo sarà =B4*0,22, in quanto, avendo unità le prime tre celle della riga 3 (Totale Imponibile), la cella D4 viene interpretata da Word come B4. Allo stesso modo, per calcolare il TOTALE, nella cella B6 (e non D6!) si dovrà utilizzare la formula =B4+B5.
Poiché in Word non è presente il quadratino di trascinamento per la copia delle formule, tutti i riferimenti alle celle sono di tipo assoluto (ad esempio, il riferimento A1 è interpretato da Word come $A$1); ne segue che se si copia il campo Formula in una cella sottostante, la formula in essa inserita, a differenza di quanto accade in Excel, non viene aggiornata automaticamente con le “nuove” coordinate; per tale motivo è consigliato, pertanto, inserire manualmente tutte le formule del prospetto evitando la procedura copia-incolla.
Come utilizzare le funzioni in una formula
Le funzioni utilizzabili in una formula di Word discendono dal linguaggio VB e pertanto, hanno sia una denominazione che una sintassi differente rispetto a quelle di Excel; ad esempio, la funzione =SOMMA() di Excel in Word diventa =SUM() mentre gli argomenti della funzione vengono separati da una virgola e non da un punto e virgola. Ad esempio, se si utilizza la funzione SUM per sommare le celle A1 e C1, sarà necessario scrivere =SUM(A1,C1). Gli intervalli di celle, solitamente utilizzati nelle funzioni, si indicano, come in Excel, attraverso la trascrizione degli intervalli estremi separati dai due punti; ad esempio, se si intende sommare le prime dieci celle della colonna B, si potrà utilizzare la formula =SUM(B1:B10); diversamente, poiché il contenuto di un campo formula non si aggiorna automaticamente, l’eventuale inserimento di una ulteriore riga all’interno della tabella non modifica la formula e, pertanto, sarà necessario correggere “manualmente” la formula dell’esempio in =SUM(B1:B11).
Gli argomenti supplementari per le funzioni di Word
Per superare tale inconveniente, in Word sono previsti “argomenti” supplementari quali ABOVE, LEFT e RIGHT, che consentono di richiamare un intervallo di celle posto rispettivamente, sopra, a sinistra e a destra della cella contenente il campo formula; utilizzando, ad esempio, l’argomento ABOVE nella funzione SUM (ovvero trascrivendo =SUM(ABOVE)
Diversamente, per modificare il contenuto di una formula è possibile, in alternativa all’utilizzo della finestra Formule, utilizzare il comando “Attiva” o “disattiva codici di campo” e correggere direttamente all’interno del documento (il comando visualizza la “struttura” della formula inserita tra parentesi graffe).
Come richiamare celle o intervalli in campi esterni alla tabella
Word consente di richiamare il valore inserito (o calcolato) in una cella sia in campi formula di altre tabelle sia in campi formula semplicemente inseriti nel documento. Per eseguire tale operazione è necessario assegnare al campo di origine un segnalibro e richiamare quest’ultimo nel campo formula di destinazione.
Per creare un segnalibro si seleziona il campo, si utilizza il comando Inserisci>Segnalibro e si digita un nome all’interno della finestra omonima che appare a video; il segnalibro, successivamente, può essere richiamato nel calcolo attraverso la sua selezione dall’elenco Incolla segnalibro della finestra Formule o, semplicemente, editato prima dell’indicazione della cella o dell’intervallo di riferimento.
Supponiamo, ad esempio, di aver calcolato il fatturato realizzato da un agente in una cella e di aver assegnato al campo il nome FatturatoBianchi; per richiamare tale valore all’interno di un campo formula esterno alla tabella è sufficiente utilizzare la formula =FatturatoBianchi. Ovviamente, è possibile utilizzare tale riferimento anche per creare ulteriori formule; supponiamo di voler calcolare la provvigione spettante all’agente pari al 20% del fatturato: la formula che utilizzeremo nel campo (esterno alla tabella) sarà =FatturatoBianchi*0,20.
Per concludere, facciamo notare come l’utilizzo di un campo formula che faccia riferimento a celle contenute in altre tabelle non è molto praticato per eseguire prospetti complessi (nel qual caso è sempre conveniente, almeno in termini di tempo, utilizzare il foglio di calcolo) quanto piuttosto per richiamare un valore di una tabella in una frase inserita nel documento. Supponiamo ad esempio, di aver creato una tabella-fattura all’interno di un documento; si potrebbero creare dei campi all’interno di una frase sottostante alla tabella del tipo: “il totale fattura di Euro … dovrà essere versato per metà (ovvero per Euro …) al ricevimento della merce e per il restante a 30gg”.
Per inserire il campo formula all’interno del documento (e non quindi, all’interno di una tabella) si utilizza il comando Inserisci>Campo.
Dalla finestra “Campo” che appare a video, si seleziona il campo Formula, quindi il pulsante omonimo per visualizzare la consueta finestra Formula.
