Abbiamo visto in un precedente tutorial le procedure che consentono di esportare dati da una tabella o da una query di Access su di un foglio di calcolo di Excel.
Fatta eccezione per alcuni semplici database che possono essere utilizzati con facilità in Excel (si pensi, ad esempio, all’importazione di un listino prezzi e di un elenco clienti in Excel che consentono, attraverso le funzioni di ricerca, di creare un prospetto fattura automatizzato), spesso, sorge il problema di riorganizzare i dati per facilitarne la lettura.
Tale problema può essere risolto attraverso l’utilizzo di uno strumento molto efficace, la tabella pivot, che consente, attraverso l’aggregazione dei dati, di ottenere rapidamente informazioni utili.
Per comprendere le modalità di utilizzo di una tabella pivot, ci serviamo di un semplice database di esempio.
Il database è composto da cinque campi (Linee di prodotto, Prodotto, Trimestre, Anno e Fatturato) e riporta le vendite di un’azienda, suddivise per trimestre, negli ultimi due esercizi contabili; si ipotizza, inoltre, che l’azienda operi su tre linee di prodotto (Camere da letto, Cucine e Salotti) e che commercializza soltanto otto prodotti.
Si osservi come, semplificata la tabella risulta come prodotto cartesiano tre entità: abbiamo già 64 record (“8 prodotti” x “4 trimestri” x “2 anni”). Ipotizzando che in azienda si intenda fare un’analisi delle vendite di medio periodo (considerando, ad esempio, gli ultimi cinque esercizi contabili) e che i prodotti venduti siano mediamente una ventina, si otterrebbe una tabella di ben 400 record (20 prodotti 4 trimestri 5 anni)! Da questa semplice ipotesi, peraltro molto realistica anche per le piccole imprese, si intuisce facilmente che la riorganizzazione dei dati sul foglio di calcolo diventa una necessità, anche se si utilizzano database dalla struttura semplice.
In un precedente tutorial abbiamo osservato come sia possibile facilitare la lettura di una tabella attraverso l’applicazione di filtri automatici; la tabella pivot, che pure consente il filtraggio dei dati, ha un ulteriore vantaggio, ovvero, la possibilità di visualizzare i dati in maniera compatta in una “classica” tabella a doppia entrata. Ma vediamo nel dettaglio come costruirla.
La procedura guidata di creazione della tabella pivot
La procedura si avvia attraverso il comando “Rapporto tabella pivot e grafico pivot…” posto nel menu “Dati” ed è composta da tre passaggi guidati. Nella finestra Creazione guidata Tabella pivot e grafico pivot – Passaggio 1 di 3, si seleziona nel primo gruppo l’opzione Elenco o database Microsoft Office Excel e, nel secondo, l’opzione Tabella pivot.
Nella finestra Passaggio 2 di 3 si seleziona l’intervallo di celle contenente il database (da notare che se la procedura guidata viene avviata dopo essersi posizionati in una qualsiasi cella del database, l’intervallo viene proposto in automatico) mentre, nella finestra Passaggio 3 di 3 si indica la posizione dove collocare il rapporto di tabella pivot.
Il pulsante Layout posto in basso nella finestra consente di impostare, attraverso una successiva finestra di dialogo, la struttura della tabella pivot mentre il pulsante Opzioni permette di assegnare dei parametri (principalmente di formattazione) alla nuova tabella. Poiché entrambe le operazioni possono essere compiute agevolmente in qualsiasi momento, è consigliato non modificare tali parametri in sede di creazione della tabella pivot.
Al termine della procedura guidata, viene creato un nuovo foglio di calcolo contenente la struttura della tabella pivot (che andrà, quindi, completata) e viene visualizzato il riquadro delle attività Elenco campi tabella pivot al cui interno sono presenti i campi della tabella di origine (nel nostro caso, le cinque intestazioni di colonna dell’esempio).
La struttura della tabella pivot è composta da quattro aree (“campi pagina”, “campi riga”, “campi colonna”, “campi dati”) nelle quali vanno trascinati uno o più campi dal Riquadro delle attività.
Gli accorgimenti per la creazione di una tabella pivot
Le numerose combinazioni tra i diversi campi ed aree possono portare alla creazione di tabelle pivot anche molto differenti tra loro e, spesso, si corre il rischio di ottenere aggregazioni di dati “poco significative”. Vediamo, pertanto, quali sono gli accorgimenti da seguire per evitare tale inconveniente.
Poiché l'”area dati” è destinata ad accogliere campi numerici, è buona regola costruire la tabella pivot iniziando a riempire quest’ultima.
Nell’esempio, il campo Fatturato è l’unico di tipo numerico e pertanto va trascinato nell’area dati (l’operazione di aggregazione eseguita automaticamente da Excel è la Somma automatica, ma è possibile modificare quest’ultima intervenendo, come vedremo in seguito, sulle proprietà del campo).
L’operazione successiva è quella di costruire la “tabella a doppia entrata” inserendo i campi che consentono di aggregare correttamente e significativamente i dati numerici.
Se, ad esempio, vogliamo ottenere una tabella che illustri il fatturato annuale dei singoli prodotti, possiamo utilizzare il campo Prodotto come campo riga e il campo Anno come campo colonna (o viceversa).
Diversamente, se vogliamo ottenere una tabella più dettagliata che illustri anche il fatturato suddiviso per trimestri sarà sufficiente aggiungere il campo Trimestre alla destra del campo Anno; (da notare, che se si sostituisce il campo Anno con il campo Trimestre, si ottengono valori di raggruppamento poco significativi e ciò in quanto verrebbero visualizzate, per ogni prodotto, le vendite trimestrali complessive dei due anni!).
L’ultima operazione da compiere è quella di inserire, eventualmente, un campo del database nell’area “campo pagina”; quest’ultima consente di visualizzare “separatamente” nella tabella “a doppia entrata” delle aggregazioni di dati.
Possiamo pensare, ad esempio, di utilizzare il campo “Linee di prodotto” come campo pagina in maniera da ottenere delle tabelle “parziali” che illustrino separatamente il fatturato dei due anni dei prodotti appartenenti ad una specifica “famiglia”.
Dopo l’inserimento dei campi nelle aree, si ottiene la tabella pivot rappresentata in figura.
A lato dei campi utilizzati nella tabella pivot (nell’esempio, nelle celle B1, B3 e A4) vengono creati automaticamente degli elenchi, che consentono il filtraggio dei e che permettono di ottenere, di volta in volta, tabelle personalizzate pronte per la stampa (per visualizzare nella tabella a doppia entrata, ad esempio, esclusivamente il fatturato di una specifica linea di prodotto è sufficiente selezionare quest’ultima dall’elenco a discesa contenuto nella cella B1).
La modifica della tabella pivot
La tabella pivot, oltre ad essere uno strumento efficace di aggregazione di dati è anche uno strumento efficiente, ovvero consente di apportare rapidamente modifiche al suo contenuto è sufficiente, difatti, selezionare una cella qualsiasi della tabella pivot per visualizzare nuovamente la sua struttura ed apportare eventuali “correttivi” (ciò, ovviamente, non esclude la possibilità di creare nuove tabelle pivot su altri fogli di calcolo ripetendo l’intera procedura).
Abbiamo detto in precedenza che l’operazione di aggregazione sui campi numerici eseguita automaticamente da Excel è la Somma automatica (nella tabella pivot costruita sul database di esempio, vengono sommati, per ogni prodotto, i fatturati dei quattro trimestri); per conoscere, ad esempio, le vendite medie tra i quattro trimestri dei diversi prodotti sarà sufficiente fare doppio clic sul campo “Somma di Fatturato” (cella A3) e modificare il tipo di calcolo nella finestra Campo PivotTable che appare a video scegliendo la funzione Media all’interno dell’elenco Riepiloga per.
La formattazione della tabella pivot
Sebbene la formattazione della tabella pivot possa avvenire durante la fase della creazione guidata (attraverso il pulsante Opzioni posto nella finestra Passaggio 3 di 3), abbiamo consigliato, in precedenza, di evitare tale operazione in quanto risultava essere più agevole compierla in un momento successivo.
Excel mette a disposizione numerosi modelli preconfezionati per la formattazione della tabella pivot che possono essere utilizzati semplicemente scegliendoli all’interno della finestra Formattazione automatica che appare a video dopo aver utilizzato il pulsante Formatta rapporto posto sulla barra degli strumenti Tabella pivot (il primo pulsante a sinistra, dopo l’elenco Tabella pivot).
Da notare che tali modelli sono abbastanza elaborati in quanto influenzano non solo la “formattazione” delle celle (colore, stile numerico, bordi, orientamento del testo, etc.) ma anche la collocazione dei campi all’interno della tabella pivot; per rimuovere, eventualmente, una formattazione automatica assegnata è sufficiente selezionare il modello Tabella pivot stile classico, il penultimo dell’elenco.
Dalla tabella pivot al grafico pivot
Il pulsante Creazione guidata grafico è posto nella barra degli strumenti Tabella pivot a lato del pulsante Formatta rapporto. Cliccando su questo pulsante è possibile creare un grafico pivot che ripropone in automatico la struttura assegnata alla tabella pivot. Il grafico viene collocato in un foglio grafico a parte e può essere successivamente modificato attraverso le procedure classiche.
Da notare che il grafico pivot creato con tale procedura, interagisce con la tabella pivot pertanto, se vengono scelte aggregazioni di dati differenti all’interno della tabella pivot, si ottiene immediatamente la rappresentazione grafica della “nuova tabella”; allo stesso modo, una modifica delle voci in elenco nei campi del grafico si ripercuotono direttamente sulla tabella pivot.
Per approfondire la funzione Tabelle pivot è possibile anche consultare la guida in linea di Excel, digitando “Tabelle pivot” nella scheda scheda di ricerca libera.
