Il principale vantaggio che offre un file PDF, è quello di assicurare una resa pressoché identica su qualunque sistema e stampante. Questo ci consente ad esempio di inviare un file ad un collega ed essere certi che lo visualizzerà o stamperà nella forma più corretta. In commercio esistono numerosi software che consentono la creazione di file in formato PDF; tra questi, merita attenzione PrimoPDF, un “freeware” realizzato da ActivePDF Inc. che, nonostante alcuni suoi limiti, è ben strutturato e, soprattutto, di facile utilizzo.
Vediamo come utilizzare questo programma per trasformare un qualunque documento creato con Office in formato PDF.
Le caratteristiche di PrimoPDF
L’istallazione del software, le cui fasi sono semplici ed intuitive, richiede una disponibilità di circa 30 MB su disco.
Al termine dell’installazione viene creata una stampante “virtuale” che consente di realizzare file in formato PDF a partire da tutti i file stampabili, indipendentemente dal programma utilizzato; così è possibile, ad esempio, stampare documenti di Word, grafici realizzati con Excel ma anche diapositive realizzate con PowerPoint, report di Access o listati di programmi gestionali.
L’utilizzo di PrimoPDF
Dall’applicativo che si sta utilizzando (ad esempio Word) è sufficiente, quindi, avviare la procedura di stampa e, dall’elenco a discesa della casella Nome, selezionare la stampante PrimoPDF.
Figura 1. Finestra Stampa di Microsoft Word
A video compare la finestra PrimoPDF nella quale è necessario indicare il percorso ed il nome del file (in automatico viene proposto il nome del file preceduto dal nome del programma di origine) nella casella di testo “Save As” e modificare, eventualmente, le opzioni predefinite.
Figura 2. Indicare il file di destinazione
I pulsanti di opzione disponibili all’interno del riquadro “PDF Setting” consentono di scegliere tre diverse qualità “di stampa” da assegnare al file PDF: l’opzione predefinita “Screen” crea un file di bassa qualità (e quindi, anche di dimensioni minori) e si utilizza principalmente quando il contenuto del documento è solo di tipo testuale o il file è destinato ad essere pubblicato in Rete; se, diversamente, il documento è corredato da immagini o grafici è consigliato utilizzare l’opzione “Print”, “EBook” o, addirittura, “Prepress” (quest’ultima, ad esempio, è particolarmente indicata per la stampa di dépliant aziendali).
Attraverso il pulsante “Document Properties” si accede alla finestra di dialogo omonima nella quale è possibile indicare il titolo, l’autore, il contenuto e le chiavi di ricerca da assegnare a documento in PDF (tali informazioni saranno successivamente visibili nella finestra Proprietà del file).
Il pulsante “Security”, molto più importante del precedente, consente invece di assegnare eventuali protezioni al file in PDF.
Attraverso la finestra Document Security che appare a video è possibile assegnare una password per l’apertura del documento PDF e/o una password per attribuire delle restrizioni al file (queste ultime sono elencate nella parte sottostante all’interno dell’area Security Setting).
Figura 3. Finestra "Document Security"
Così, ad esempio, se si vuole evitare la stampa o il “copia-incolla” del documento è sufficiente indicare una password nella casella di testo Password to Change Security e deselezionare le prime due opzioni dell’area “Security Settings” (Allow users to print my PDF, Allow users to copy text and graphics from my PDF).
Il pulsante Options, presente sempre nella finestra principale PrimoPDF, consente, infine, attraverso la finestra “PrimoPDF Settings” che appare a video, di scegliere se visualizzare in automatico il file PDF dopo la sua creazione (prima opzione) e se mantenere le modifiche apportate alle opzioni predefinite (seconda e terza opzione).
Figura 4. Finestra "PrimoPDF Settings"
Pregi e difetti di PrimoPDF
La semplicità nell’utilizzo, la versatilità del software, ovvero la possibilità di stampare da qualsiasi applicativo in formato PDF e non ultima, la licenza “freeware”, sono gli evidenti pregi di PrimoPDF. Per contro, PrimoPDF non consente di ottenere dei file “dinamici” ovvero che permettono la navigazione al loro interno in presenza di link interni, segnalibri, indirizzi web, etc.: le pagine realizzate in PDF possono essere lette soltanto in maniera sequenziale.
Dal sito del programma, possiamo scegliere di acquistare PrimoPDF con licenza Enterprise ed ottenere maggiori funzionalità. Ma prima di farlo forse è utile valutare l’acquisto di Adobe Acrobat, il programma di manipolazione di PDF per eccellenza.
