L’attività in ambito legale è legata a doppio nodo alla gestione documentale. L’utilizzo di una scrivania virtuale facilita questo tipo di attività, e la digitalizzazione delle procedure e la graduale dematerializzazione negli uffici hanno inoltre apportato significative semplificazioni. Uno scenario che richiede disponibilità costante delle informazioni digitali e massima sicurezza nella condivisione con i collaboratori, indipendentemente dal luogo fisico di lavoro (fax, email, SMS, videoconferenze, chat…)
In alcune circostanze è necessario criptare i dati durante i trasferimenti, adottando protocolli sicuri come l’SSl (Secure Socket Layer). In tutti i casi, i dati devono poter essere salvati su back-up periodici e protocollati per garantire la gestione univoca del documento nell’ambito di una corretta archiviazione.
Avvocati e studi legali, in particolare, hanno l’esigenza di organizzare e tracciare le comunicazioni a distanza, gestire, scambiare e archiviare documenti in modo sicuro. Per queste figure professionali, la società Mediasoft ha adattato il suo software MyTeam integrandone le funzionalità native, realizzando così MyTeamLex, supportato anche da un sito web dedicato.
MyTeamLex nasce in risposta a tutte le sopraccitate necessità grazie a due punti di forza principali:
- Il software deriva dalla specializzazione di un prodotto già esistente sul mercato e ben testato, che già offre strumenti, funzionalità e agevolazioni per aumentare l’efficienza e l’organizzazione di un ufficio.
- La società produttrice è specializzata nella realizzazione di software stand-alone, applicazioni web e software multicanale, collaborativo e grafico, usando tecniche di User Centered Design per realizzare esattamente i requisiti del cliente.
Funzioni
MyTeamLex non necessita di installazione sul pc: è infatt, accessibile via web e fruibile online. Basta un qualsiasi browser e, mediante login e password, si accede alla propria area privata (eventualmente condivisa con i propri colleghi).
Gestione documentale: creazione di fascicoli virtuali (archivi), versioning dei documenti, condivisione di cartelle ed editing di documenti per più utenti, commento su documenti e file, ricerca veloce dei documenti, creazione di link esterni per il download sicuro dei documenti, filesystem virtuale (copia, incolla,carico, scarico, ecc.), anteprima dei documenti e invio via fax o email.
Gestione email: accesso casella email da MyTeam, salvataggio allegati nelle cartelle di MyTeam, gestione rubrica contatti, impostazione firma predefinita, gestione e archiviare email ricevute in cartelle personalizzate.
Per l’invio di SMS si può optare per la funzione di invio diretto a utenti noti o per quello a qualsiasi numero di telefono. L’invio Fax via internet è possibile da qualche postazione; la ricezione avviene attraverso un proprio numero geografico, scegliendo il prefisso a proprio piacimento (disponibile come add-on).
Strumenti di comunicazione: criptaggio via internet, videoconferenza tra utenti del sistema ma anche con esterni (invitati, accedono tramite password), lavoro su documenti in contemporanea, chat di gruppo o con utenti singoli.
Agenda e Appuntamenti: per ogni utente, gestione agenda e creazione di diversi calendari con viste diverse (giornaliera, settimanale, mensile, annuale), condivisione del calendario con altri utenti interni o esterni (con opzioni di privacy su parte dei contenuti).
Backup dei dati e documenti: creazione dei backup automatica, eventualmente per periodi di tempo prefissati; download come file compressi (che mantengono l’organizzazione delle proprie cartelle creata).
Licenze, costi e assistenza
MyTeamLex è distribuito come SaaS (sofware-as-a-service) attraverso piattaforma di accesso generata in seguito alla sottoscrizione del contratto: rimane attiva per tutta la durata contrattuale e garantisce aggiornamenti e upgrade.
Le licenze sono di tre tipi: Silver, Gold e Platinum, a partire da 29,90 fino a 59,90 euro(3Gb, 5Gb o 10 Gb di spazio disponibile). Alla scadenza del contratto si può procedere al download dei documenti trasferiti e dei dati mantenuti sul sito myteam. Hanno invedce un costo a parte SMS e Fax.
Il supporto ai clienti è offerto tramite FAQ sul sito del prodotto, download di manuali, add-onn e aggiornamenti, sezione dedicata alle spiegazioni delle diverse funzionalità mediante supporti di tipo web cast. I plug-in sono invece forniti su richiesta e compresi comunque nel prezzo di acquisto.
Il centro assistenza Mediasoft è contattabile per ogni ulteriore necessità di assistenza tecnica o commerciale ed è implementato mediante un sistema di trouble ticketing online.
