Fino a pochi anni fa il project manager era considerato dalle piccole aziende una figura esoterica all’interno di grosse aziende, con il compito di coordinare, controllare, dire a tutti cosa fare, ed entro quando; faceva uso di software stand alone (praticamente sempre l’unico utente di quel software), passando moltissimo tempo a farvi data entry per rispondere a domande come: quali sono le risorse dell’azienda? (persone, hardware, ecc.) Quali sono i task attivi, quanto ci vuole a terminarli, quali dipendono da cosa? Quali sono i progetti in corso, e come vanno i progressi?
Dall’altra parte, Contact Management e CRM implicavano l’uso di software costosi e complicati, spesso sovradimensionati per le Pmi: quando un cliente chiamava, l’operatore chiedeva nome o cliente per visionare in tempo reale note e informazioni peculiari del cliente, per trattarlo nel modo più appropriato.
Poi, sono arrivati il project management e il contact management online.
Il project management online si centralizza sulla comunicazione tra membri del progetto, più che su una figura accentratrice che gestisce tutto. I progetti diventano allora un gruppo di “task list“, ognuna con un elenco di task.
I task sono associati ad un responsabile ma non in modo statico: possono essere riassegnati e “rimbalzati” tra utenti fino al loro completamento, e possono essere “discussi” (come in un forum) tra i membri del team di progetto.
Gli amanti del project management online direbbero che la differenza di fondo tra i due approcci è che il secondo… funziona, ed ha l’effetto collaterale di permettere di effettivamente finire progetti!
Il contact management online è una semplificazione del concetto di CRM: una semplificazione così spinta, che non può più essere neanche chiamato CRM. Questo porta ovviamente a una perdita marcata di feature ma significa anche che il software può essere usato senza settimane training specializzato.
Nel Contact Management si hanno sostanzialmente i contatti con sotto le “note sui contatti” , si hanno anche i “case” (la possibilità di raggruppare diverse note sotto un unico “caso”: ad esempio, “Trovare una migliore azienda di hosting”).
Gli amanti del contact management online direbbero che la differenza tra questo e un CRM completo è che un CRM è assolutamente inusabile e quindi, di conseguenza, inusato.
Le offerte correnti sono tante. Eccone alcuni esempi.
Basecamp per project management ed Highrise per contact management. Sono i pionieri del campo, i primi del mercato e tuttora il player con il maggior numero di clienti.
Apollo, che include sia project management che contact management. A differenza degli altri, ha il look&feel di un solo programma, invece che di diverse pagine web. Avere progetti e contatti integrati offre possibilità interessanti, come la creazione di task su un contatto per un determinato progetto.
Bantam Live fa solo project management, un tool basato sul modello di Facebook: concetto di status, commenti, ecc.
I software più avanzati (Basecamp e Apollo, in questa lista) permettono anche a persone “esterne” di avere accesso limitato al progetto, e di collaborare effettivamente alla sua esecuzione.
Sul mercato sono disponibili molti altri programmi per il project e contact management: la scelta dipende dal profilo dell’azienda che deve adottarli, dalle specifiche esigenze e aspettative.
