La pubblica amministrazione, dal suo concepimento alla maturità e al suo continuo sviluppo, ha visto un proliferare di funzioni, divisioni, dipartimenti, organizzazioni con edifici, uffici, archivi, depositi, il tutto finalizzato allo svolgimento delle proprie funzioni istituzionali. L’insieme di questi, ed altri fattori, porta di fatto alla creazione di materiale ed informazioni da gestire dai volumi immensi. A titolo esemplificativo si citano alcuni numeri da un rapporto del CNIPA (2006): per la sola Pubblica Amministrazione Centrale (PAC) ci sono 160 milioni di registrazioni di protocollo per 147 milioni di documenti archiviati. Ogni anno 50 milioni di referti vengono ritirati dai pazienti e presso gli uffici postali vengono pagati circa 600 milioni di bollettini. Le fatture che girano nel nostro paese e di cui la PA deve essere messa al corrente sono quasi 3 miliardi/anno.
Questa immensità di lavoro per la PAC e per la Pubblica Amministrazione Locale (PAL) nasce essenzialmente dalla applicazione della normativa vigente all’interno dei processi sociali, individuali e societari fin nei passaggi informativi minimi. Di fatto, ogni contatto ed evento che la persona fisica o giuridica ha con le istituzioni e con gli altri soggetti sociali, porta alla creazione di nuove informazioni e alla conseguente necessità di doverle gestire.
Con queste premesse è facile capire come esista la necessità, più che mai sentita in un contesto in veloce e continuo cambiamento, di snellire le procedure di gestione. Laddove la complessità organizzativa pubblica non permetta di alleggerire velocemente i processi, è indispensabile, velocizzare i passaggi delle informazioni, garantendo un efficace capacità di recupero delle stesse, riducendo i tempi di trattamento del dato tra soggetti diversi. Il cittadino e l’impresa da parte loro hanno bisogno di canali di accesso alle procedure pubbliche che siano flessibili e parametrizzabili in base alle necessità di ogni giorno e alle esigenze del proprio contesto.
Le potenzialità dell’ICT si traducono in questo contesto come prima possibilità nella ricerca della dematerializzazione dei documenti, sostituendo, se non per intero, almeno frazioni dei flussi delle pratiche amministrative da cartacee a digitali. In tal senso i sistemi informatici possono garantire la tracciabilità degli eventi, con immediata disponibilità delle informazioni. L’aumento dei canali di accesso per il cittadino e per le imprese può essere garantito dall’instaurazione di sistemi automatici disponibili virtualmente, come ad esempio sportelli telematici on line fruibili h24 attraverso il web.
