Queste attività sono sviluppate nella fase di progettazione e permettono di definire, nel modo più completo possibile, il “contenuto” del progetto stesso; inoltre, queste informazioni saranno la base per una corretta pianificazione (una delle maggiori cause di insuccesso nasce proprio dalla sottovalutazione di questa fase). Non potendo mai avere informazioni esaustive all’inizio del progetto si dovranno fare comunque delle assunzioni e identificare i potenziali rischi connessi al progetto, dal momento che il costo del fallimento dei progetti è molto elevato nell’ambito della PA.
La fase di pianificazione è in molti casi relegata alla sola realizzazione del “crono programma” (diagramma di Gantt) del progetto, mentre dovrebbe essere preceduta da un’attività di definizione di tutto e solo il lavoro contenuto nel progetto e la sua rappresentazione in un diagramma, Work Breakdown Structure (WBS), al fine di facilitare la comprensione e la condivisione del contenuto del progetto. La WBS rappresenta l’indice dei lavori che dovranno essere eseguiti, che nella successiva fase di monitoraggio, permetterà di verificare quali lavori sono stati eseguiti e quali sono rimanenti. Il grande vantaggio della WBS è quello di fornire la visione complessiva e di facilitare di conseguenza la comunicazione e condivisione da parte di tutti gli stakeholder.
Il monitoraggio è una fase più di routine, può sembrare pesante sia per il Project Manager sia per il personale coinvolto, ma è fondamentale per il successo del progetto. Congiuntamente, durante l’esecuzione, dovranno essere predisposte delle azioni di sostegno e focalizzazione sugli obiettivi per il personale coinvolto e anche delle azioni di comunicazione agli stakeholder. La comunicazione di progetto è un punto che potrebbe essere considerato con grande attenzione dalla Pubblica amministrazione.
Una volta concluso il progetto si devono valutare tre importanti elementi:
- gli eventuali scostamenti tra i tempi e i costi pianificati e quelli effettivamente sostenuti;
- gli eventuali scostamenti tra ciò che è stato fisicamente realizzato ed i requisiti iniziali;
- la valutazione che ciò che è stato realizzato produca effettivamente i benefici attesi.
Per esempio, non basta aver costruito un nuovo passante nei tempi e con i costi pianificati se poi non si ottiene la riduzione del traffico che aveva motivato la realizzazione dell’opera. Anche a livello europeo è sempre più evidente che la concessione e la successiva erogazione di finanziamenti è condizionata al verificarsi di questi tre elementi. Inoltre, sia a livello di Regione che di Comunità Economica Europea, l’applicazione delle metodologie di Project Management, in modo particolare la WBS, e l’uso di sistemi informativi stanno diventando dei requisiti espliciti per partecipare ai bandi. Come primo elemento deve essere chiaro che il Project Management non si applica solamente utilizzando uno strumento informatico; deve essere considerato in un modo più esteso e quindi si parla di “Sistema Organizzativo di Project Management”.
