Nel corso della pianificazione è necessario assegnare alle risorse le attività del progetto, ossia stabilire “chi fa che cosa”. La matrice di responsabilità è uno strumento che consente di incrociare gli elementi della WBS (Work Breakdown Structure) con l’organigramma del gruppo di progetto, la OBS (Organization Breakdown Structure). Questo incrocio determina quale risorsa o unità disponibile sul progetto ha la responsabilità di quale attività della WBS.
Figura 1. Schema della matrice
I punti di intersezione della matrice possono corrispondere all’assegnazione di una risorsa, o di una unità organizzativa, su un’attività o macro-attività. Le intersezioni corrispondono ad assegnazioni effettive quando vengono marcate. È bene precisare che al semplice simbolo di riempimento sovente utilizzato (x), è meglio sostituire un testo descrittivo che indichi il tipo di responsabilità o di compito relativo all’assegnazione. Occorrerà quindi definire i tipi di responsabilità utili alla gestione delle attività e delle sigle corrispondenti.
La sigla “O” potrebbe indicare l’assegnazione di chi opera direttamente sulle attività senza ruoli decisionali e alle dipendenze di un coordinatore. “CD” potrebbe definire assegnazioni relative al coordinamento di attività e di risorse che le eseguono. Alcune risorse o unità possono essere coinvolte nelle attività di progetto con ruoli di sola responsabilità.
Per avere un’idea completa sulle assegnazioni, è importante definire anche questi tipi di ruolo. Quindi “CO” potrebbe indicare la necessità di consultare la risorsa in quanto esperta o maggiormente informata. Con la sigla “D” potremmo segnare ruoli di risorse con attività decisionali su una determinata operazione. Infine, si potrebbe prevedere l’assegnazione di una risorsa al solo fine di informarla sull’andamento dei lavori di una particolare attività, e in questo caso potremmo utilizzare la sigla “I”.
Un progetto, tuttavia, potrebbe richiedere altri ruoli o una migliore specificazione di quelli già indicati. Ad esempio, sarebbe utile indicare se il ruolo decisionale è da esercitare in gruppo (DG) o singolarmente (DS). Oppure se l’operatività è da svolgersi in sede (OS) o esternamente (OE). In sostanza, i ruoli e le responsabilità devono essere calibrati e definiti sulla base delle esigenze di progetto.
Per completezza sarebbe opportuno fornire il lettore di una legenda per interpretare tutte le sigle.
Così realizzata, la matrice da un lato stabilisce e comunica alle persone quali compiti dovranno eseguire, dall’altro definisce le relazioni tra i vari responsabili, delimitando in modo chiaro il loro ambito di azione. Eliminare ambiguità circa l’esercizio di poteri decisionali, di coordinamento, di consulenza e informazione è un passo importante per il successo dell’intero progetto.
Inoltre, la chiarezza con cui la matrice può indicare compiti di diversa importanza motiva le risorse a compiere il proprio ruolo, in quanto ciò che è stato definito è quello che il gruppo di progetto si aspetta.
La complessità della WBS e della OBS possono rendere la matrice particolarmente articolata e di difficile compilazione. Per questo motivo, può tornare utile realizzare in modo separato più tabelle, focalizzando l’analisi delle assegnazioni su alcune parti della WBS. Una volta conclusa, i risultati della matrice, nella loro complessità o nella parte di competenza, devono essere distribuiti alle varie risorse coinvolte.
Figura 2. Esempio di matrice delle responsabilità
