Un’organizzazione è un’insieme di persone che lavorano al suo interno e di risorse materiali ed immateriali che sono tra loro coordinate con lo scopo di soddisfare determinati bisogni. Un’organizzazione è la famiglia, un ospedale, un’azienda, un circolo culturale.
Ogni organizzazione ha una propria struttura: quali sono i compiti da svolgere (le funzioni), chi si occupa di svolgere tali compiti (gli organi), come sono coordinati i vari compiti e i soggetti che se ne occupano (le relazioni). Quella così definita prende il nome di struttura formale dell’organizzazione. Nelle aziende, negli enti pubblici, questo tipo di struttura viene decisa dalla direzione e portata a conoscenza di coloro che fanno parte dell’organizzazione, attraverso organigrammi, mansionari e norme procedurali.
All’interno dell’organizzazione rinveniamo, dunque, dei gruppi formali specializzati nel perseguimento degli scopi propri dell’organizzazione. Così in un’azienda troviamo gruppi che si occupano di produzione, di amministrazione, di finanza, di marketing, e così via: ognuno di essi ha una propria preparazione e tutti insieme collaborano nel raggiungimento dello scopo dell’azienda. Ma accanto a questi gruppi formali ne nascono spontaneamente altri, detti gruppi informali. Essi scaturiscono dall’insieme dei contatti e delle interazioni personali, dalla presenza di cricche, di gruppi di pressione. All’organizzazione formale si affianca, dunque, un’organizzazione di fatto, basata su norme non scritte, ma generalmente riconosciute ed applicate.
In tal modo vengono a coesistere, in una stessa realtà, due organizzazioni: quella ufficiale, scritta e formalmente riconosciuta e quella meno palese, nascosta, ma pur sempre presente. Tali organizzazioni non solo convivono, ma si condizionano anche reciprocamente. Spesso, i gruppi informali, possono accrescere il successo di un’organizzazione: così, ad esempio, essi sono in grado di dare una risposta più rapida alle sollecitazioni dell’ambiente, mentre una struttura molto formalizzata può rendere più lenti i processi di adattamento. La presenza di rigide regole può soffocare la creatività e rendere più difficile il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Tuttavia, è anche possibile che i gruppi informali assumano dei comportamenti che sono in contrasto con il raggiungimento degli scopi dell’organizzazione, facendo sì che struttura formale ed informale, diventino tra loro incompatibili e rendendo necessari interventi volti ad eliminare tale conflitto.
Normalmente, la struttura formale è efficace in momenti di stabilità, per gestire situazioni prevedibili, mentre di fronte a situazioni impreviste, o di tipo eccezionale ha un maggior peso la struttura informale. Va però osservato che, essendo quest’ultima più astratta della prima, il management può fare fatica a farla emergere e a sfruttarne a pieno le potenzialità.
