In ogni azienda, anche quelle di dimensioni medio piccole, viene impiegato un numero elevato di documenti: contratti, fatture, ricevute, organigrammi, procedure, verbali di collaudo, comunicazioni di servizio, e così via.
La redazione di taluni documenti, a volte, rappresenta un obbligo di legge, mentre in altri casi essi rispondono esclusivamente ad esigenze aziendali interne. Certo è che, negli anni più recenti, si è assistito ad un proliferare di documenti all’interno delle aziende dovuto anche al crescente impiego dell’informatica che consente un aumento, sia delle capacità di immagazzinamento dei dati, che delle comunicazioni interne ed esterne.
Ma tanti documenti, che possono rappresentare una considerevole fonte di dati ed informazioni e che pertanto possono costituire un elemento di successo per l’azienda, privi di controllo non servono a molto.
Come un’azienda controlla e gestisce i propri documenti è molto importante e si parla, a tale proposito, di governance documentale. L’uso del computer e di applicazioni software apposite permette di ridurre le dimensioni degli archivi fisici, rende più veloce la ricerca dei documenti memorizzati in formato elettronico, consente di condividere più agevolmente i dati su aree territoriali diverse favorendo l’integrazione degli stessi, permette di far giungere l’informazione giusta, all’utente giusto e nel momento giusto, serve ad evitare che le informazioni vadano perse perché in possesso di lavoratori che hanno interrotto il loro rapporto di lavoro con l’azienda o perché difficilmente rintracciabili.
Una efficiente gestione documentale permette di ridurre i tempi dedicati a tale attività in modo da liberare risorse professionali utilizzabili in altre mansioni, riducendo così i costi di gestione, migliorando la sicurezza delle informazioni e rendendo più rapidità la ricerca dei documenti.
Nonostante l’importanza di una gestione documentale funzionante, un’indagine condotta da Coleman Parkers Research per conto di Ricoh Document Governance Index, società leader nella stampa office e production printig, evidenzia come la gestione documentale è spesso, ancora oggi, trascurata. Nei mesi di luglio e agosto del 2009 sono stati intervistati 311 decision maker in Belgio, Francia, Germania, Italia, Olanda, Spagna, Regno Unito e Irlanda e, nonostante il 77% dei dirigenti europei sia consapevole dei vantaggi offerti da un approccio strategico nei confronti della governance documentale, più dei ¾ non ha ancora adottato in azienda un piano strutturato in tal senso, con un effetto negativo sui costi e di conseguenza sulla redditività delle imprese.
