Il tempo è una risorsa preziosa, ma ahimè anche limitata.
La nostra giornata è formata da sole 24 ore e in esse bisogna farci entrare il lavoro, la famiglia, le ore di sonno e se magari ci restasse un po’ di spazio anche per se stessi e per un po’ di svago non sarebbe male. Ma la sensazione, spesso, è un’altra: che il tempo non basta per fare tutto ciò che si dovrebbe.
Questa sensazione, molte volte, ci attanaglia anche sul lavoro, dove magari capita di passare da un’attività all’altra senza riuscire a portarne a termine nessuna, di vedere le carte che si ammucchiano sulla scrivania, di dover rimandare le cosa da fare per colpa di emergenze che diventano sempre più ricorrenti. E tutto questo ci rende frustrati e inconcludenti.
Ma come fare, allora, per migliorare la gestione del proprio tempo sul lavoro? Vediamo le prime regole pratiche che è bene conoscere e mettere in pratica.
Prima regola. Teniamo una sola agenda, che sia possibilmente ben visibile a colpo d’occhio, e su di essa annotiamo tutto quanto va “assolutamente” fatto nel corso della giornata. Annotiamo separatamente le cose da “fare al più presto” che, tuttavia, non rappresentano una priorità.
Seconda regola. “Non rimandare a domani ciò che puoi fare oggi”. Spesso rimandiamo a un dopo indeterminato quei lavori che non ci piacciono, che sono noiosi o che richiedono delle competenze che non abbiamo. Se è possibile cerchiamo di delegare ad altri i lavori che ci risultano particolarmente antipatici o per i quali non abbiamo delle conoscenze sufficienti. Quando ciò non è possibile, armiamoci di pazienza e mettiamoci all’opera: l’aver finito un lavoro ci renderà più sereni che il suo continuo rinviarlo a domani.
Se poi si tratta di compiti per i quali non abbiamo delle conoscenze adeguate, prendiamo questa come un’occasione per apprendere cose nuove ed arricchire il nostro bagaglio di conoscenze.
Mettiamo in ordine la nostra scrivania, archiviamo tutto ciò che serve e buttiamo quello che non serve: il disordine materiale crea anche disordine mentale, inoltre, tante volte si perde molto tempo a caccia di un documento che non sta al posto dove dovrebbe.
Terza regola. Evitiamo le perdite di tempo. Limitiamo allo stretto necessario il tempo dedicato alle relazioni con i colleghi, organizziamo delle riunioni solamente se c’è un effettivo bisogno e prepariamo tutto accuratamente in modo da evitare inutili perdite di tempo, sfruttiamo i tempi morti come viaggi o simili per fare altre attività utili, quali l’aggiornamento professionale. Evitiamo di farci distrarre dalle chiacchiere dei collegi. Se gestiamo un gruppo di lavoro non permettiamo ai suoi membri di scaricare su di noi i problemi che dovrebbero risolvere loro.
Quarta regola. Lasciamo dello spazio, nella nostra agenda, per eventuali emergenze da affrontare.
