American Express mette a disposizione delle aziende le sue competenze per individuare le migliori modalità per gestire le spese aziendali e per ottimizzare i flussi di cassa, tramite funzioni avanzate di reportistica che aiutano a semplificare i processi e a incrementare i livelli di trasparenza.
“Instaurare una corretta gestione delle spese permette di ottenere benefici immediati in termini di visibilità e controllo delle spese e di risparmiare tempo a livello di amministrazione perché i dipendenti possono usare programmi automatizzati di gestione delle spese” – commenta Piotr Pogorzelski, vice president & general manager Global Commercial Card di American Express in Italia – “Tutto ciò non solo genera efficienza e dunque riduzione dei costi, ma mette in condizione le aziende anche di negoziare migliori condizioni con i fornitori attraverso sofisticati strumenti di reportistica”.
Avere policies precise riguardo alle spese aziendali è solo l’inizio. Le policies, infatti, per essere efficaci devono essere costantemente riviste, comunicate correttamente e costantemente rinforzate. Il tempo speso in questo processo è in grado di generare vantaggi sostanziali per l’azienda in termini di visibilità, controllo e previsione di spesa.
“E’ fondamentale fissare obiettivi chiari e comunicarli correttamente all’interno dell’azienda, in modo che i dipendenti ne siano al corrente” – continua Piotr Pogorzelski – “Per esempio, è importante definire a livello aziendale quanto è consentito spendere per un pranzo di lavoro, quanto traffico telefonico è a disposizione e se i dipendenti devono viaggiare in classe economica o business, elencando anche i partner per programmi ad esempio di frequent flyer, i fornitori consigliati, le tariffe applicate, ecc”.
Ecco alcuni “consigli utili” rivolti alle aziende per gestire efficientemente le proprie spese:
1. Promuovere una cultura interna aziendale che sottolinei i benefici – per i dipendenti e per l’azienda – legati ad una corretta gestione delle spese;
2. Introdurre policies interne e comunicarle in maniera efficace in modo che vengano percepite come sensate e ragionevoli e vengano condivise dai dipendenti
3. Fornire ai dipendenti gli strumenti adeguati, privilegiando ove possibile le nuove tecnologie web based, per garantire un’efficiente gestione amministrativa delle spese e una maggiore autonomia
4. Incrementare i livelli di trasparenza e tracciabilità nella rendicontazione delle spese e nella raccolta dei giustificativi promuovendo l’utilizzo delle carte di pagamento e disincentivando l’utilizzo del contante
5. Dotarsi di sistemi di reportistica web based, di immediata consultazione, che consentono di effetture previsioni di spesa sui costi diretti e indiretti, incrementando anche la capacità negoziale nei confronti dei fornitori di beni e servizi
6. Preferire sistemi che consentono l’approvazione al momento della rendicontazione delle spese effettuate, piuttosto che processi che richiedono approvazioni di spesa in anticipo
7. Assicurarsi che le spese effettuate dai dipendenti rientrino nei canoni delle policy stabilite per ridurre i casi di non conformità
8. Rivedere ed aggiornare periodicamente le policies per allinearle alle evoluzioni normative, tecnologiche e dei mercati di riferimento
“Implementare una strategia di razionalizzazione delle spese funziona solo se si è in grado di monitorare e valutare le spese. In questo senso evitare l’uso di contanti e promuovere l’utilizzo di carte e sistemi di pagamento aziendali semplifica il compito”- conclude Piotr Pogorzelski – “gli strumenti che facilitano i processi di rendicontazione aumentano la trasparenza e contribuiscono allo stesso tempo a facilitare i dipendenti, agevolandoli ad esempio per quanto riguarda la raccolta dei giustificativi”.
