Per condurre al meglio una riunione di lavoro non devono mancare notevoli doti comunicative, capacità di ascolto e organizzazione, qualsiasi sia la tipologia di meeting da gestire. Secondo gli esperti, ad esempio, per garantire l’esito positivo di una riunione bisogna seguire due linee guida essenziali: usare bene il tempo a disposizione e le persone coinvolte.
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Ciascun partecipante, infatti, deve essere coinvolto e il suo ruolo deve esser definito a priori, ma è anche fondamentale evitare una serie di errori capitali che rischiano di rallentare o mandare a monte una decisione vitale per l’azienda.
1. Avere troppo controllo: parlare senza lasciare a nessuno la possibilità di esprimere la sua opinione e intervenire è senza dubbio un comportamento da evitare.
2. Avere troppo poco controllo: al contrario, consentire l’intervento a chiunque senza un minimo di organizzazione conduce irrimediabilmente a un niente di fatto.
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3. Non stilare un ordine del giorno: un meeting ha senso solo se segue scrupolosamente una scaletta di punti da affrontare.
4. Non rispettare l’orario di inizio e di fine: se la puntualità è importante, è altrettanto fondamentale non seguire la tabella di marcia stabilita mostrando poco rispetto per gli eventuali impegni altrui.
5. Concludere senza aver preso alcuna decisione: è sempre preferibile arrivare alla fine di un meeting con accordi e decisioni concrete.
6. Evitare di far partecipare alla riunione una o più persone invece fondamentali che potrebbero dare un contributo importante al meeting.
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7. Non esporre al meglio gli esiti della riunione, per assicurarsi che tutti i partecipanti abbiano assimilato le decisioni prese e abbiano chiaro il percorso da seguire.
8. Perdere il filo del discorso senza focalizzare l’attenzione sul tema discusso in quel momento: un atteggiamento che rischia di rallentare lo svolgimento della riunione compromettendone gli esiti.
