I dirigenti hanno buone motivazioni per sollecitare un feedback ai propri dipendenti. Uno dei metodi più efficaci per farlo è quello di inviare un documento a tutti i lavoratori interessati, assicurandosi che sia stato formattato nel modo corretto e formulato in maniera efficace. Ecco come riuscirci.
Titolo. Tutti i documenti aziendali devono iniziare con un titolo formattato e con diversi elementi, quali la data e il soggetto; allinearli mettendo anche in maiuscolo la prima leggera di ogni elemento, aggiungere due punti e uno spazio e scrivere le informazioni appropriate. In questo modo il dipendente avrà modo di individuare facilmente il promemoria – se inviato per email – anche in un secondo momento.
Contenuto. Dopo l’intestazione, iniziare il documento con un paragrafo che riassuma il contenuto del promemoria; nella parte restante, spiegare perché avete bisogno di un feedback e cosa intendete fare con lo stesso, in modo tale che i lavoratori sappiano esattamente perché condividerne uno. Nei paragrafi che seguono, dettagliate ogni voce con precisione e inserite anche le tempistiche limite entro le quali vorreste ricevere il feedback.
Lunghezza e formato. Il documento deve essere breve e progettato in modo tale che possa esser letto velocemente, dunque se è possibile inserire tutto il contenuto in tre paragrafi, tutti allineati a sinistra, utilizzando le etichette e le intestazioni in grassetto.
Stile. Secondo gli esperti, il documento deve essere scritto in un modo meno formale di una lettera, ma sempre nel tono di un perfetto uomo d’affari.
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