Aggiornare i dipendenti sui progressi compiuti per il conseguimento di un obiettivo, illustrare un nuovo progetto e delegare le mansioni, stimolare la creatività del gruppo di lavoro favorendo la nascita di nuove idee: i motivi che si celano dietro la convocazione di una riunione del personale possono essere tanti , ma nel momento in cui si valuta la necessità di organizzare un meeting è bene renderlo efficace e produttivo.
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Obiettivo primario della riunione, infatti, è favorire la comunicazione con i dipendenti e soprattutto la manifestazione delle opinioni e dei punti di vista individuali. Solo se l’argomento all’ordine del giorno riguarda la condotta o le prestazioni di un singolo membro del gruppo, il manager può optare per un colloquio a due salvaguardando la privacy.
Proprio l’ordine del giorno deve essere sempre esposto all’inizio del meeting, possibilmente anticipandolo via email ai partecipanti: il rispetto delle linee guida stilate garantirà tempi brevi ed eviterà di far perdere efficacia al meeting rendendolo interminabile, e insostenibile.
Fondamentale, inoltre, è che il manager svolga il suo ruolo di motivatore anche nel corso delle riunioni, mostrando entusiasmo e stimolando il coinvolgimento di tutti. Gli incontri con il personale, infatti, rappresentano anche l’occasione per rafforzare le relazioni con i dipendenti, favorendo fiducia e rispetto.
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A tal proposito, uscire dal solito ambiente preferendo organizzare un incontro fuori dall’ufficio (un pranzo, un meeting all’aperto) faciliterà la coesione del gruppo e contribuirà alla creazione di un legame solido tra i membri della squadra e il loro responsabile.
