Impostare una firma automatica in calce alle email inviate per lavoro è certamente una pratica corretta e utile, tuttavia queste poche righe informative perdono efficacia se non rispettano alcune regole o se non vengono aggiornate periodicamente.
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La funzione principale della firma estesa è quella di fornire informazioni di contatto, pertanto alcuni elementi si rivelano essenziali: nome completo, numero di telefono (anche mobile se pertinente).
Ci sono altri dati che, sebbene opzionali, possono rivelarsi efficaci: nome dell’aziende e indirizzo completo, sito web della società e collegamenti alle eventuali pagine social.
Si potrebbe anche prendere in considerazione l’ipotesi di predisporre informazioni di contatto differenti da utilizzare per diverse tipologie di destinatari, aggiungendo o togliendo i dati da comunicare.
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Da non riportare mai, invece, è un’immagine della propria firma reale, del tutto inutile e rischiosa, ma anche l’utilizzo di font troppo creativi, troppi colori o perfino citazioni letterarie che rischiano non solo di rendere illeggibile la firma stessa, ma anche di essere percepiti come poco professionali.
Un ultimo consiglio: non sono ammesse scuse per eventuali errori di battitura.
